L'idea è di realizzare un prodotto completo che gestisca tutta la “forza lavoro” presente in un'azienda (non solo la flotta). Per questo il suo nome è: WorkDesk Suite Workforce Management Solution by GN composto dai moduli:

• -Mobile WorkDesk: per la gestione dei tecnici che lavorano sul campo; è costituito dal software che viene installato sul dispositivo mobile; può essere agganciato ad una stampante ed a una tastiera (attraverso protocollo Bluetooth): questo permette alla forza lavoro che agisce sul campo di inserire direttamente i dati nei sistemi back end (attraverso la comunicazione, via servizi web, con il WorkDesk Enterprise Server).
• -WorkDesk Manager Console (MC): per la pianificazione e gestione di tutte le risorse umane;
  • -WorkDesk Scheduler → per la schedulazione delle risorse e la gestione delle chiamate dei clienti;
  • -WorkDesk Dispatcher → per l'assegnamento automatico delle missioni ai tecnici;
  • -WorkDesk Map → per la visualizzazione degli itinerari compiuti dai vari tecnici; questo software può essere configurato per integrarsi in maniera automatica con un servizio di geo localizzazione, fra cui: Google Maps  , Microsoft Visual Earth, Yahoo Maps , OpenStreeMap .
  • -WorkDesk Administrator Panel → per la configurazione del modulo Factory, la gestione dei dispositivi Mobili, la configurazione del server centrale, ...
  • -WorkDesk DaskBoard → per la gestione delle missioni, dei clienti, dei gruppi, ....
• -WorkDesk Enterprise Server: è un'applicazione web (J2EE/Servlet 2.4 compliant) che permette la comunicazione tra Mobile WorkDesk/WorkDesk MC con i sistemi back end; l'enterprise server è composto da diversi moduli, quali:
  • -Factory: è il modulo principale; permette di gestire la comunicazione con sistemi back end eterogenei in modo trasparente; attraverso la configurazione di questo tool è possibile gestire il recupero delle informazioni da un sistema ERP o dal database standalone di WorkDesk Suite cambiamo solamente un parametro di configurazione; l'accesso al sistema di back end può essere sia schedulato sia in tempo reale: le informazioni possono arrivare sui sistemi ERP direttamente dai client mobili (non è necessario l'intervento di una persona o di un software che si preoccupi di effettuare integrazioni o operazioni di data entry, questo porta ad un notevole diminuzione dei costi di gestione della soluzione);
  • -Transaction Manager: gestione la transazionalità delle operazione effettuate dai client mobili: questo modulo garantisce la consistenza dei dati che arrivano da tutti i palmari/client mobili dei tecnici;
  • -Authenticator Controller: gestisce le credenziali di accesso e la profilazione dei vari utenti; l'authentication controller può essere configurato dal WorkDesk MC per utilizzare il repository locale oppure per utilizzare il Factory ed agganciarsi (attraverso protocollo LDAP) ad un servizio di directory (ad esempio Microsoft Active Directory, ApacheDirectory, OpenLdap, ...) oppure ad un software di terze parti (attraverso un'interfaccia a servizi web);
  • -WorkDesk Engine: fornisce il motore per l'esecuzione di tutte le operazioni di base da parte di tutti i moduli;
  • -WorkDesk Services: è un pool di servizi web; abbiamo due serie di servizi web:
    • quelli propri della WorkDesk Suite → garantiscono la comunicazione fra tutti i componenti/moduli;
    • -Integration WorkDesk Services → permettono ai sistemi di back end di modificare e leggere dati della WorkDesk Suite.

E' possibile installare solo alcuni componenti della Suite (l'architettura è modulare). Le versioni disponibili sono:

• Stand Alone Edition → non ha bisogno di un sistema back end (tutta la gestione dei dati è interna);
• Enterprise Edition → si appoggia ad un sistema back end per il recupero di tutti o di parte dei dati dei tecnici, delle missioni , ....

Per chi è pensato WorkDesk Suite è progettato per soddisfare le necessità della forza lavoro di ogni azienda, anche se lavora sul campo a contatto con il cliente. I servizi di localizzazione e lo smart scheduler sono specificamente pensati per ridurre i tempi di trasferta e ottimizzare l'assegnamento dei compiti alle persone più vicine al luogo dell'intervento e con le conoscenze più adeguate per il problema, permettendo di soddisfare le richieste del cliente nel minor tempo possibile migliorando così la soddisfazione del cliente stesso. La possibilità di integrazione con quasi tutti i backend esistenti o di lavorare come sistema a se è un altro fattore di riduzione dei costi, permettendo l'integrazione con i sistemi esistenti per le aziende che ne hanno già e nessun costo aggiuntivo per chi non ne possiede. Questo è importante anche in termini di scalabilità dell'intera soluzione poiché è possibile iniziare con la versione stand alone e convertirla in quella enterprise solo nel momento in cui nuovi backend sono aggiunti. Un altro fattore chiave della WorkDesk Suite è la possibilità di essere installata su smartphone e altri piccoli dispositivi (quali i MID – Mobile Internet Devices), tipicamente più facili da trasportare e con una durata della batteria migliore rispetto a qualsiasi notebook sul mercato. Con il costo degli smarphone in discesa ogni giorno, l'investimento richiesto per fornire ogni tecnico con un dispositivo è accessibile anche alle piccole imprese. L'intera soluzione ha anche un alto ROI poiché la migliorata efficienza permette una riduzione dei costi inutili connessi alle trasferte e all'assegnamento non ottimale dei compiti. Il tipico cliente della WorkDesk Suite è un'azienda che ha molti tecnici impegnati nella manutenzione e nella installazione presso la sede del cliente, ma funziona perfettamente per ogni azienda con personale che lavori in trasferta. Altri possibili usi della WorkDesk Suite sono tutte le realtà in cui uno dei fattori critici è il tempo di risposta all'intervento. Questo può adattarsi anche a scenari completamente differenti come quello di una compagnia di Taxi che può utilizzare lo smart scheduler per scegliere il taxi più vicino al cliente nel momento della chiamata. WorkDesk Suite può anche essere usato per supportare gli agenti di Marketing e altre attività di Sales Force Automation grazie alla sua modularità e alla disponibilità di un set di API che permettono la personalizzazoine e lo sviluppo di nuovi moduli per soddisfare specifiche esigenze. Grazie all'abilità di reperire i dati direttamente dal backend e di fornirli al dispositivo in “tempo reale” l'agente può avere accesso alle reali disponibilità di magazzino e a promozioni “flash” e può inviare gli ordini al backend subito dopo averli raccolti. Se il cliente lo desidera è anche possibile che la fattura gli venga inviata per email non appena l'ordine sarà stato elaborato.