Il contesto

A novembre 2024 un'industria lombarda multinazionale operante nel settore della produzione di macchine e materiali per imballaggio in acciaio e plastica ci ha richiesto un'analisi approfondita della propria situazione AS-IS dal punto di vista informatico e dei processi, spinta dalla necessità di cambiare il proprio gestionale.

L'avvicendamento di IT manager avvenuto a ottobre 2024 aveva comportato la necessità di evolvere il gestionale, passando da una soluzione legacy poco documentata e di difficile manutenzione ad un software più standard e al passo con i tempi.

La Direzione e l'IT Manager ci hanno chiesto di analizzare i processi di tutti gli uffici aziendali, identificando le aree più critiche, con lo scopo di produrre un'analisi che evidenziasse le principali criticità (gap) e che fosse propedeutica per definire possibili scenari futuri (TO BE). Nel documento si è prestata particolare attenzione alla valutazione dei fattori legati al cambio di ERP, comprese la riorganizzazione di alcuni uffici.

Il documento di analisi AS-IS, la gap analysis e l'analisi TO BE

Tra gennaio e febbraio 2025 abbiamo intervistato gli utenti chiave (key user) di ciascuna area ed abbiamo prodotto un documento contenente:

1. Lo stato dell’arte (AS-IS) di ciascuna delle aree aziendali identificate nel progetto, in cui abbiamo riportato:
   • Lo stato dell’arte dei processi di ciascuna macroarea aziendale.
   • Le criticità evidenziate dai key user e raccolte dagli autori dell’analisi.
2. Le proposte per la situazione a tendere dell’azienda (TO BE). Sulla base delle informazioni e dei principali punti di attenzione emersi nel corso delle interviste, gli autori dell’analisi hanno redatto:
   • Le considerazioni sulle best practice di settore.
   • Lo studio di fattibilità per l'adozione del nuovo ERP, che include il piano di lavoro, i tempi, i costi e le risorse umane stimate per le attività di progetto (aziendali ed esterne).
   • Le proposte per il miglioramento dei processi.

Abbiamo realizzato le interviste e la blueprint in dieci settimane, dopodiché abbiamo presentato il documento alla Direzione e all'ufficio IT, ottenendo pieno apprezzamento.

Il capitolato dei requisiti

Parallelamente alla realizzazione del documento di analisi, abbiamo redatto il capitolato dei requisiti propedeutici all'implementazione del nuovo ERP, realizzato sulla base delle interviste con gli utenti chiave e l'ufficio IT.

Software selection

A metà marzo abbiamo iniziato la software selection, scremando l'elenco dei potenziali Fornitori candidatisi tramite il portale ERPSelection ed abbiamo trasmesso i documenti di capitolato a sei potenziali Fornitori.

A metà aprile abbiamo ricevuto le risposte dei Fornitori, che Gamma-Pi Informatica ha analizzato secondo il proprio algoritmo comparativo, condiviso con la Direzione e l'IT manager.

A maggio, la Direzione, l'ufficio IT del Cliente e Gamma-Pi Informatica hanno scelto i due finalisti, invitati a sostenere incontri di demo approfonditi e mirati a mostrare le funzionalità del sistema che i key user desideravano vedere.

Per preparare al meglio le demo, abbiamo realizzato una scaletta di argomenti, in cui i key user hanno e l'IT manager hanno indicato gli aspetti funzionali e tecnici ritenuti più salienti per la scelta del nuovo ERP. A tal proposito, abbiamo trasmesso ai Fornitori le informazioni per preparare al meglio le demo e concesso loro alcune settimane per realizzarla nel modo migliore.

Demo e selezione del Fornitore

Tra la fine del mese di giugno e l'inizio di luglio Gamma-Pi Informatica ha presenziato gli incontri di demo insieme alla Direzione, all'ufficio IT e ai key user del Cliente e siamo stati incaricati di controllare che la demo mostrasse effettivamente quanto richiesto in fase di ingaggio. Al termine degli incontri, ci siamo riuniti con la Direzione e l'IT manager per comprendere chi tra le due soluzioni proposte dimostrasse maggiore rispondenza ai requisiti.

A fine luglio 2025, il Cliente ha siglato il contratto con il Fornitore migliore, scelto per implementare l'ERP presso il Cliente. Il kick-off del progetto di implementazione è avvenuto ad ottobre 2025.