Il contesto

A gennaio un'industria lombarda a cui fanno capo diverse imprese in Italia, tutte operanti nel settore del packaging ci ha richiesto un'analisi approfondita della propria situazione AS-IS dal punto di vista informatico e dei processi, spinta dalla necessità di rivedere la dotazione software delle aziende del gruppo, in primis degli ERP.

L'azienda riscontrava problemi nella manutenzione dei software gestionale, della pianificazione e della produzione, datati, poco documentati e difficili da manutenere.

La Direzione ci ha chiesto di analizzare i processi di tutti gli uffici aziendali, identificando le aree più critiche, con lo scopo di produrre un'analisi che evidenziasse le principali criticità (gap) e che fosse propedeutica per definire lo scenario futuro (TO BE) nella blueprint dei processi aziendali.

In particolare, si è considerata prioritaria la ridefinizione di alcuni processi aziendali (quali contabilità, controllo di gestione, acquisti e vendite), affrontati in maniera completamente diversa nelle aziende del gruppo, per mettere la loro gestione a fattore comune.

Il documento di analisi AS-IS, la gap analysis e l'analisi TO BE

Tra febbraio e giugno abbiamo intervistato gli utenti chiave (key user) di ciascuna delle aziende del gruppo ed abbiamo prodotto un documento contenente:

1. Lo stato dell’arte (AS-IS) di ciascuna delle aree aziendali identificate nel progetto, in cui abbiamo riportato:
   • Lo stato dell’arte dei processi di ciascuna macroarea aziendale.
   • Le criticità evidenziate dai key user e raccolte dagli autori dell’analisi.
   • Le differenze nella conduzione dei processi affrontati da ciascuna delle aziende.
2. Le proposte per la situazione a tendere dell’azienda (TO BE). Sulla base delle informazioni e dei principali punti di attenzione emersi nel corso delle interviste, gli autori dell’analisi hanno redatto:
   • Le considerazioni sulle best practice di settore.
   • Lo studio di fattibilità per l'adozione di un ERP comune a tutte le aziende, che include il piano di lavoro, i tempi, i costi e le risorse umane stimate per le attività di progetto (aziendali ed esterne).
   • Le proposte per il miglioramento e per mettere a fattore comune i processi di tutte le aziende, riorganizzandoli a livello di Gruppo.

Abbiamo realizzato le interviste e la blueprint in cinque mesi, dopodiché abbiamo presentato il documento alla Direzione, ottenendo pieno apprezzamento.

In particolare, il nostro documento è servito per riorganizzare i processi e le funzioni aziendali, affinché ciascuna macrofunzione (in particolare: contabilità, controllo di gestione, acquisti e vendite) seguisse processi comuni, su uno stesso software.

Software selection

A luglio abbiamo valutato l'opportunità di eseguire una software selection, considerando dapprima i Fornitori di ERP e di software della pianificazione e della produzione già operanti presso ciascuna delle aziende.

A seguito di alcuni colloqui con i Fornitori già impiegati dall'azienda, la Direzione del Cliente e Gamma-Pi Informatica hanno scelto di affidare il progetto a uno solo dei Fornitori già operanti nel Gruppo in una delle aziende, che è stato scelto per uniformare i processi nelle aziende sotto un unico software.