Ordini di lavorazione che arrivano in formato cartaceo, un operatore che scansiona i documenti, li interpreta, li scompone in file più piccoli e li archivia manualmente nel sistema documentale: un flusso interamente affidato a una singola persona, esposto a ritardi nella reperibilità dei documenti e a rischi di archiviazione errata, con impatti su tracciabilità, pianificazione e controllo qualità. È la situazione affrontata da una società di lavorazioni meccaniche di precisione, prima dell'intervento di NEALIS.
Analizzando il processo, NEALIS ha individuato il vero nodo critico non in un problema strutturale del sistema gestionale, ma nel vuoto operativo tra la ricezione degli ordini e la loro corretta registrazione nel sistema documentale. Ha quindi progettato un microtool con obiettivi mirati:
La scelta di NEALIS di intervenire con un microtool, invece che con una modifica estesa dell'ERP, ha permesso di ottenere un ROI rapido, un impatto minimo sull'infrastruttura esistente e un rischio contenuto, concentrando lo sviluppo su un'unica esigenza operativa ben definita invece che su un intervento strutturale sul sistema centrale.
Grazie a questo intervento, NEALIS ha eliminato per il cliente le attività manuali e ripetitive di scansione e archiviazione, aumentato la qualità dei metadati e la coerenza dei nomi file, ridotto gli errori di archiviazione e i rischi di documenti smarriti o mal associati alle commesse, e accelerato l'accesso alle informazioni per pianificazione, controllo qualità e gestione della produzione, con una soluzione scalabile anche ad altri tipi di documenti e reparti.
