Una PMI italiana del settore cosmetico aveva la necessità di migliorare il collegamento tra la gestione commerciale e il reparto produttivo. L’azienda realizzava diverse tipologie di prodotti cosmetici, con ordini caratterizzati da quantità, formulazioni, confezioni e tempi di consegna differenti. La crescita del numero di clienti e delle referenze aveva reso sempre più complesso coordinare le attività tra ufficio commerciale, magazzino e produzione.
Gli ordini acquisiti venivano gestiti attraverso procedure parzialmente separate. Le informazioni necessarie alla produzione dovevano essere controllate, rielaborate e trasmesse manualmente ai responsabili di reparto.
Questo metodo generava diverse criticità:
L’obiettivo principale era creare un processo integrato nel quale l’ordine cliente diventasse automaticamente il punto di partenza delle attività produttive.
Con Gestionale sul Web è stato realizzato un collegamento tra il ciclo degli ordini e la gestione della produzione.
Una volta confermato l’ordine, il sistema rende disponibili al reparto produttivo tutte le informazioni necessarie per organizzare il lavoro:
L’ordine commerciale non viene quindi reinserito manualmente all’interno di un altro sistema, ma alimenta direttamente il processo produttivo.
Questo ha permesso di eliminare numerosi passaggi ripetitivi e di ridurre la distanza tra l’attività commerciale e quella operativa.
Il nuovo flusso parte dalla registrazione dell’ordine cliente. In base agli articoli e alle quantità richieste, Gestionale sul Web consente di identificare le lavorazioni da eseguire e di organizzare le attività produttive. Gli operatori possono consultare gli ordini da produrre, le relative scadenze e le priorità assegnate. Il responsabile della produzione dispone così di una visione aggiornata del carico di lavoro e può pianificare le lavorazioni in modo più preciso. Ogni variazione apportata all’ordine viene resa disponibile agli utenti autorizzati, evitando la circolazione di documenti non aggiornati.
Nel settore cosmetico è fondamentale verificare la disponibilità di materie prime, packaging e componenti prima di avviare la produzione. Il collegamento tra ordine, produzione e magazzino permette di controllare più rapidamente la disponibilità dei materiali necessari. L’azienda può individuare in anticipo eventuali carenze e organizzare gli approvvigionamenti senza attendere l’avvio della lavorazione. Questo riduce il rischio di interruzioni e consente di programmare le attività con maggiore affidabilità. Anche flaconi, tappi, etichette, astucci e materiali destinati al confezionamento possono essere associati al ciclo produttivo e verificati insieme alle materie prime.
Uno dei principali problemi del sistema precedente era la difficoltà nel conoscere lo stato reale di un ordine. Il reparto commerciale doveva contattare frequentemente la produzione per sapere se la lavorazione fosse stata avviata, completata o in attesa di materiali. Con l’integrazione, lo stato di avanzamento viene gestito all’interno del sistema.
Gli utenti autorizzati possono verificare se un ordine è:
Questo ha ridotto le comunicazioni interne necessarie per richiedere aggiornamenti e ha migliorato la qualità delle informazioni fornite ai clienti.
L’eliminazione del reinserimento manuale degli ordini ha ridotto il rischio di errori nella trasmissione delle informazioni. Quantità, articoli, date e note vengono recuperati direttamente dall’ordine originale. In questo modo il reparto produttivo lavora sugli stessi dati utilizzati dall’ufficio commerciale. La presenza di un unico archivio ha inoltre evitato la creazione di versioni differenti dello stesso documento. La standardizzazione del flusso ha reso le attività più semplici da controllare e meno dipendenti dalla conoscenza delle singole persone.
L’integrazione tra ordini e produzione ha portato a un aumento dell’efficienza generale dell’azienda.
In particolare, la PMI cosmetica ha ottenuto:
Il personale ha potuto dedicare meno tempo alla verifica e alla trascrizione dei dati, concentrandosi maggiormente sulle attività operative e sul controllo del processo.
Il principale beneficio del progetto non è stato semplicemente l’introduzione di una nuova funzione software. Il vero risultato è stata la creazione di un flusso condiviso. L’ordine cliente è diventato l’elemento centrale che collega vendite, produzione, magazzino, confezionamento e spedizione. Tutte le aree coinvolte lavorano sulle stesse informazioni, aggiornate e disponibili in tempo reale. Questo ha permesso all’azienda di migliorare l’organizzazione senza moltiplicare programmi, fogli di calcolo e procedure separate.
Gestionale sul Web può supportare le imprese del settore cosmetico nella gestione integrata di:
La piattaforma cloud consente agli utenti autorizzati di accedere alle informazioni da reparti e sedi differenti, mantenendo i dati all’interno di un unico ambiente. Grazie alla struttura modulare e alle possibilità di integrazione, il sistema può essere configurato sulla base dei processi specifici dell’azienda.
Per una PMI cosmetica, collegare gli ordini alla produzione significa ridurre i passaggi manuali e rendere il processo più veloce, preciso e controllabile. L’integrazione realizzata con Gestionale sul Web ha permesso all’azienda di migliorare il coordinamento interno e ottenere un aumento dell’efficienza generale. Quando vendite, produzione e magazzino condividono gli stessi dati, l’impresa può rispondere più rapidamente ai clienti, pianificare meglio le lavorazioni e sostenere la crescita con un’organizzazione più strutturata.
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