Rilevazione presenze con impronta digitale: è davvero vietata?

Molte aziende hanno rinunciato all’utilizzo dell’impronta digitale per la timbratura di entrata e uscita del personale.

Il motivo non è tecnologico.

È normativo.

I sistemi biometrici tradizionali utilizzati nella rilevazione presenze prevedono infatti quasi sempre:

• la creazione di un database biometrico
• l’archiviazione di template di impronte digitali
• l’identificazione univoca del lavoratore tramite questi dati

Ed è proprio questo modello architetturale che crea problemi con la normativa sulla protezione dei dati.

Per questo motivo il Garante Privacy ha più volte richiamato l’attenzione delle aziende sull’utilizzo di sistemi biometrici nella gestione delle presenze.

Da un lato l’impronta digitale è uno dei metodi più efficaci per evitare:

• utilizzo improprio dei badge
• timbrature per conto di altri
• errori di identificazione

Dall’altro lato molti sistemi biometrici tradizionali possono creare criticità dal punto di vista normativo.

La vera domanda quindi non è:

“È possibile usare l’impronta digitale per la rilevazione presenze?”

La vera domanda è un’altra.

Come vengono gestiti i dati biometrici?

Perché è proprio questo il punto critico.

I sistemi progettati secondo il modello tradizionale si basano su database biometrici centralizzati.

Ed è questo elemento che genera la maggior parte dei problemi normativi.

Oggi però esistono architetture tecnologiche diverse, progettate proprio per affrontare questo problema.

Architetture che permettono di utilizzare tecnologie biometriche nella rilevazione presenze evitando il modello basato su database biometrici centralizzati.

Il risultato è un sistema che consente:

✔ identificazione certa della persona
✔ utilizzo di tecnologie biometriche
✔ rispetto dei principi di minimizzazione dei dati previsti dal GDPR

Un ulteriore aspetto spesso sottovalutato riguarda la gestione amministrativa delle presenze.

In Italia la grande maggioranza delle aziende affida all’esterno l’elaborazione degli stipendi.

Per questo motivo un sistema di rilevazione presenze efficace deve essere in grado di produrre dati facilmente utilizzabili dai principali software paghe.

A fine mese il sistema deve poter generare file compatibili con i principali sistemi di elaborazione stipendi (come Zucchetti, TeamSystem e altri).

In questo modo il processo amministrativo diventa semplice e immediato.

Quando si parla di rilevazione presenze con tecnologie biometriche il punto centrale non è quindi la tecnologia utilizzata.

È il modello con cui viene progettata l’architettura del sistema.

Perché il vero problema dei sistemi biometrici non è la biometria.

È il database.