VirtualStamp

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VIRTUALSTAMP ™
generatore di file di metadati per la profilazione dei documenti in entrata, senza impiego di carta ed etichette    

VIRTUALSTAMP
 è la soluzione software sviluppata da DEV Informatica che con­sente la produzione di file di metadati a corredo dei documenti ricevuti in azienda (fatture elettroniche e analogiche, DDT dei fornitori, ordini dei clienti, ordini di servizio ecc.), rendendo quindi possibile l’acquisizione di questi ul­timi nel vostro sistema di gestione documentale. Le attività di profilazione tradizionali si ba­sano sull’etichettatura fisica dei documenti cartacei e sulla loro successiva scansione, onde permettere il riconoscimento delle informazioni contenute nella label tramite OCR. VIRTUALSTAMP  prevede invece l’abbinamento di etichette virtuali alle copie digitali dei documenti in entrata, in modalità automatica o semi-automatica.

I dati dell’etichetta virtuale sono derivati dal vostro software gestionale e vengono configurati a seconda del tipo di documento da profilare. Le operazioni di scansione iniziale si rendono necessarie solo per documenti ricevuti esclusivamente in forma cartacea (una tendenza sempre meno frequente, visto l’affermarsi della circolazione dei documenti in formato digitale).

Come funziona

L’addetto alla profilazione effettua l’abbinamento tra ciascun documento e la sua etichetta virtuale utilizzando l’apposito client, che presenta i documenti in attesa raggruppati per classe documentale. La finestra di lavoro è organizzata in tre aree distinte: · la lista dei PDF da profilare · la lista delle etichette virtuali prodotte da software gestionale, contenenti le infor­mazioni di profilazione (che possono eventualmente essere corrette o integra­te) · l’anteprima del PDF di volta in volta se­lezionato per l’accoppiamento. Nel caso si tratti di Fatture Elettroniche, l’associazione all’etichetta virtuale è già preimpostata au­tomaticamente e l’utente può quindi limitarsi a verificare e confermare il legame. In caso di documenti analogici, sarà invece l’utente a stabilire il collegamento grazie alle informazioni visualizzate. La conferma degli abbinamenti avrà per effetto la generazione dei file di profilazione (creati sulla base di appositi template), che verranno depositati assieme ai loro documenti nelle cartelle di acquisizione del sistema documentale.
Con l’ausilio di SM-BARCODE_SCAN (un altro componente della suite di DEV Informatica), la generazione delle etichette virtuali può essere originata, oltre che dal software gestionale, anche mediante interpretazione di barcode lineari o bidimensionali piuttosto che da lettura OCR del contenuto del PDF stesso.

Qual è stata l’idea di base
VIRTUALSTAMP è stato realizzato per coadiuvare l’operatore nella nuova modalità di lavoro introdotta forzatamente dal COVID19, “Lavoro Agile” o “Smart Working”; gli operatori, nella modalità di lavoro classica, avevano a disposizione strumenti come stampanti per etichette adesive con barcode, e naturalmente dispositivi multi-funzione per la scansione delle pagine dei documenti appena etichettati. Tali documenti dovevano, per questioni di processo, essere obbligatoriamente riversati su carta anche se arrivavano già in formato elettronico. Per continuare comunque con le registrazioni dei documenti anche in modalità “Agile”, evitando però di allestire a casa di ogni operatore una postazione molto ingombrante con strumenti diversi dall’unico necessario, il “PC portatile”, abbiamo studiato assieme ai clienti la realizzazione di VIRTUALSTAMP . L’applicativo, una volta attivato un canale VPN con il Server Aziendale, è in grado tramite il client installato presso il PC portatile dell’operatore, di mostrare all’operatore stesso le diverse aree di deposito dei documenti a lui destinati per gestirne l’archiviazione nel Documentale.


Benefici 
Il sistema, oltre a rendere più lineare il flusso di lavoro dell’archiviazione digitale dei documenti in entrata, permette di conseguire dei risparmi sia sotto il profilo del tempo dedicato dal personale all’etichettatura fisica e alla scansione del cartaceo, sia sotto il profilo dei costi relativi a carta, etichette, toner, ribbon, manutenzione dei device di stampa.

A chi si rivolge
VIRTUALSTAMP  è pensato per tutte quelle aziende che necessitano di archiviare con facilità e sicurezza i documenti in entrata in un sistema di gestione documentale e che voglio­no rendere questa attività più veloce, economica e in linea con i principi della ecosostenibilità.


Informazioni Generali

Release
1.0.1.0
Distribuzione
DOWNLOADABLE

Moduli

Nessun modulo per questa tipologia di software.


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VirtualStamp

Prodotto da:

 Non definito
Posizione in classifica:   292o

Tipologia Software:

Software di Integrazione

  Rivenditori: 

  1. DEV Informatica srl   Vai...

  Allegati:

  1. SM-VIRTUAL-STAMP.pdf