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Database Link è la soluzione di gestione documentale integrata nativamente con webgate400. Consente l’integrazione diretta tra i dati del tuo gestionale e qualsiasi tipologia di documento o file, direttamente sui campi attivi delle applicazioni gestionali.
Con Database Link puoi allegare documenti, immagini, disegni e file con qualsiasi estensione, generare nuovi documenti, utilizzare modelli aziendali, gestire livelli di revisione per ogni singolo documento e definire chi può leggere o modificare cosa.
Puoi anche generare documenti che fondono in un unico modello Word dati prelevati in tempo reale dal DB2/400, tramite più fonti dati gestite con istruzioni SQL.
I documenti allegati sono organizzati in classi documentali configurabili, con directory di archiviazione separata per documenti originali e pubblicati. Puoi definire regole di riservatezza precise per consentire la creazione, visualizzazione, modifica e cancellazione dei documenti solo a determinati utenti o gruppi di utenti. Ogni utente autorizzato trova così a portata di click tutti i documenti di suo interesse, ovunque si trovi.
A livello di classe documentale è possibile attivare la conversione automatica in PDF tramite un server in ambiente webgate400, così da visualizzare e inviare i documenti in questo formato, mantenendo comunque sempre disponibile il file originale per eventuali modifiche.
Grazie al concetto di legame, i documenti possono essere collegati a più soggetti gestionali senza duplicati o sprechi di spazio. Con una semplice configurazione, è possibile collegare automaticamente anche i soggetti correlati a quello principale, semplificando ulteriormente il reperimento.
La Gestione Protocollo integrata gestisce in modo semplice e completo il flusso autorizzativo di ogni documento, eliminando timbri e firme fisiche. È disponibile anche il supporto specifico per la visualizzazione delle fatture elettroniche: puoi assegnare automaticamente template di visualizzazione ai file XML, anche personalizzati, in base alla classe documentale di appartenenza.
I documenti allegati ai campi attivi di webgate400 possono essere gestiti per livello di revisione. Ogni modifica viene archiviata insieme a data, ora e utente che l’ha effettuata, rendendo semplice e immediato il recupero di qualsiasi versione precedente.
È possibile personalizzare per ogni singolo utente la visualizzazione dei documenti archiviati, scegliendo se mostrare tutte le revisioni o solo quella finale.
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