Una merce spedita da un deposito può essere ancora in viaggio quando il punto vendita consulta le proprie scorte. La differenza fra “partita” e “ricevuta” sembra un dettaglio finché non viene promesso al cliente un articolo che la filiale non può prelevare. Per aiutare le imprese a porre le domande giuste al fornitore, Gestionale sul Web ha preparato una guida sui trasferimenti tra magazzini nel gestionale cloud.
La risorsa segue il percorso della merce dalla richiesta alla riconciliazione. Propone un esempio numerico esplicitamente simulato e un copione di prova con due depositi, una spedizione parziale, una ricezione parziale e una differenza per lotto. Non è una dichiarazione che ogni funzione sia già disponibile in una configurazione standard: capacità, moduli e regole vanno verificati sul processo dell'azienda.
La notizia riguarda soprattutto la fase che resta aperta
Se dodici confezioni partono dal magazzino centrale e la sede ne riceve undici, il dodicesimo pezzo non va aggiunto automaticamente al saldo di arrivo né cancellato senza indagine. Potrebbe essere rimasto su un secondo collo, essere stato consegnato altrove, avere un lotto differente o mancare davvero. Il primo compito è conservare la differenza e assegnare a qualcuno la verifica.
La documentazione di Microsoft Business Central distingue i trasferimenti diretti da quelli con spedizione e ricezione separate. Altri descrivono una collocazione di transito per la merce non più presente all'origine ma non ancora arrivata. Sono modelli diversi che mostrano un principio comune: per sapere se una scorta è utilizzabile occorre conoscere dove si trova e quale evento è stato confermato. La disponibilità commerciale può seguire regole proprie, ma non dovrebbe essere confusa con la presenza fisica.
In molte organizzazioni il magazzino centrale prepara la merce, il vettore la trasporta e la sede di destinazione controlla colli e lotti. Queste persone non hanno la stessa informazione nello stesso momento. Un gestionale cloud può mettere a disposizione uno storico condiviso, purché ogni passaggio venga registrato con quantità, data, operatore e documento. Se un terminale mobile lavora senza rete, è utile distinguere l'ora del fatto fisico da quella della sincronizzazione. Il cloud non corregge da solo una conferma arrivata tardi o duplicata.
Quando emerge una differenza, la verifica dovrebbe partire da quattro elementi: quantità spedita, quantità ricevuta, identificativo dei colli e lotto o matricola. Poi occorre decidere se aspettare una consegna residua, aprire una contestazione, rientrare la merce o autorizzare una rettifica. La decisione va collegata alle prove raccolte. Senza questo passaggio, il report delle giacenze può risultare formalmente allineato e operativamente fuorviante.
Il test proposto nella guida può essere usato anche da chi non sta cambiando software. Basta prendere un trasferimento recente e chiedersi: per quanto tempo è rimasto aperto? Chi ha visto la merce in transito? Chi ha confermato la quantità ricevuta? Le differenze sono state chiuse con una causa riconoscibile? Una risposta incerta individua un punto da migliorare nel processo prima ancora che nella tecnologia.
Per le aziende con più depositi, Gestionale sul Web. il software gestionale in cloud, suggerisce di portare in demo uno scenario proprio, con articoli e tempi realistici, e di chiedere al fornitore una prova completa anziché una schermata di giacenza.
La guida ai trasferimenti tra magazzini nel gestionale cloud raccoglie il percorso e le domande da usare nella valutazione.
