Qualsiasi azienda, arriva sempre quel momento in cui NON SI PUÒ FARE A MENO DI CAMBIARE IL GESTIONALE o, perlomeno, METTERCI MANO PESANTEMENTE!

Vuoi perché l’azienda è cambiata, vuoi perché il vecchio gestionale è ancora di quelli con interfaccia a caratteri e fosfori verdi che funziona SOLO con WindowsXP, il tanto temuto cambiamento diventa INEVITABILE.

In questo articolo capiremo innanzitutto i MOTIVI che portano al cambiamento e poi, gli ELEMENTI, i CRITERI, gli STRUMENTI e i METODI da seguire per SCEGLIERE il SOFTWARE ERP GIUSTO per una PMI.

Dunque, QUALI sono i MOTIVI che inducono a CAMBIARE il GESTIONALE?

Statisticamente la MEDIA di VITA di un SOFTWARE GESTIONALE o ERP in azienda è di c.ca 10 anni e, questo tempo, è normalmente determinato da alcune RAGIONI quali:

• Il grado di OBSOLESCENZA del software stesso in relazione all’EVOLVERSI dei SISTEMI OPERATIVI e delle TECNOLOGIE su cui poggia:
• La LONGEVITÀ della SOFTWARE HOUSE che lo produce e lo aggiorna: soprattutto in Italia, abbiamo assistito ad un proliferare di SOFTWARE GESTIONALI ARTIGIANALI ovvero, fatti in casa da piccole PICCOLE SOFTWARE HOUSE di pochi e bravi programmatori che ad un certo punto SPARISCONO per i più svariati motivi o, vengono ASSORBITE da GROSSI GRUPPI. Questo spesso è causa di GRANDE INSODDISFAZIONE dei CLIENTI. Capita infatti sovente che, una volta acquisito il parco clienti, queste GROSSE AZIENDE CANNIBALIZZANO i prodotti della società incorporata, COSTRINGENDO di fatto i clienti a CAMBIARE il SOFTWARE!
• L’EVOLUZIONE AZIENDALE è però spesso, e aggiungo fortunatamente, il fattore più comune che genera la NECESSITÀ di IMPLEMENTARE il GESTIONALE ESISTENTE e, solo dopo aver speso inutilmente tempo, soldied energie nel TENTATIVO di ADEGUARLO alle NUOVE ESIGENZE, si arriva finalmente alla sofferta decisione di SOSTITUIRLO:

Bene, mettiamo allora che uno di questi eventi si sia verificato e devi, nolente o volente, fare il GRANDE PASSO!

E già la parola “DOBBIAMO” ti fa subito capire che il CAMBIO del SOFTWARE GESTIONALE in un’azienda è quasi sempre preso con POCO ENTUSIASMO, soprattutto da chi lo conosce da anni e ormai lo usa ad occhi chiusi…!

QUAL’È il FATTORE che più di tutti influenza la SCELTA di un ERP?

C’è un FATTORE che ancora influenza in maniera preponderante chi deve prendere questa difficile decisione in azienda:

IL FATTORE FIDUCIA

EBBENE SI; alla fine di estenuanti e dispendiosi incontri e riunioni interne per attività di analisi, DEMO e valutazioni commerciali che, spesso durano DIVERSI MESI, la maggior parte delle decisioni viene ancora presa in base a ragionamenti del tipo:

“Ma dai, continuiamo con il nostro ATTUALE FORNITORE che, anche se NON ha proprio la soluzione migliore, CONOSCE le NOSTRE ESIGENZE e “CON POCO” ciPERSONALIZZA quello che abbiamo!”

E ALLORA PERCHÉ TI SEI DANNATO TANTO A VALUTARNE ALTRI?!….E QUEL “POCO” SARÀ SUFFICIENTE A RISOLVERE LE TUE ESIGENZE!?

Oppure…..

“Prendiamo questo CHE CE L’HA ANCHE …(Alias il principale CONCORRENTE!)”

SENZA NEANCHE VERIFICARE IL GRADO DI SODDISFAZIONE PERCHÉ, ESSENDO UN “CONCORRENTE”, GUAI MAI A FARGLI SAPERE CHE LO COPIAMO!!!

Oppure ancora….

“Il COMMERCIALISTA consiglia questo, che COMUNICA con il suo e poi lo usano tanti suoi clienti…LUI DICE che VA BENE!”

IL COMMERCIALISTA È UN FISCALISTA, CHE USA I SOFTWARE IN STUDIO ESCLUSIVAMENTE AI FINI CONTABILI E FISCALI QUINDI, DIFFICILMENTE ESPERTO NEL CONOSCERNE LE POTENZIALITÀ DAL PUNTO DI VISTA DI GESTIONE DEI PROCESSI AZIENDALI.

…e per chiudere in BELLEZZA!

“Sai che mio “CUGGINO” è un ESPERTO INFORMATICO e mi ha detto che esistono dei PROGRAMMI GESTIONALI SCARICABILI a GRATIS che sono anche meglio degli altri?!”

COME SE BASTASSE “SMANETTARE NEI COMPUTER” PER REPUTARSI “ESPERTI DI ERP” MA, VI ASSICURO CHE ACCADE PIÙ SPESSO DI QUANTO PENSIATE!

Come avrai notato, tutti questi ragionamenti sono basati su ELEMENTI SOGGETTIVI, su ciò che si conosce già o di cui si è sentito parlare, perché non sono stati cercati ed individuati sufficienti ELEMENTI OGGETTIVI per decidere.

Con questo non voglio dire che non si deve ascoltare qualcuno di fiducia ma, non può essere SUFFICIENTE per GIUSTIFICARE una DECISIONE così STRATEGICA e d’IMPATTO come quella di un ERP da cui passa tutta laGESTIONE dell’AZIENDA.

La ricerca di questi ELEMENTI OGGETTIVI può avvenire solo attraverso un’ANALISI delle ESIGENZE e dei PROCESSI CRITICI fatta con tutti i crismi.

Questo proprio perché un ERP IMPATTA FORTEMENTE in TUTTE le AREE AZIENDALI, dall’Amministrazione alla Produzione fino al Commerciale, DEFINENDO e a volte anche VINCOLANDO molti PROCESSI CRITICI interni ed esterni dell’azienda.

Inoltre le INCOGNITE sulla MIGRAZIONE dei DATI STORICI e sulla replicabilità delle PERSONALIZZAZIONI, spesso costate anni di sacrifici, non incentivano certo il cambiamento.

A questo punto, porsi alcuni QUESITI su COME PROCEDERE diventa quasi naturale. Vediamo quali:

QUALI sono i 6 QUESITI di una SOFTWARE SELECTION? (Info-grafica)

Premettiamo che una  SOFTWARE SELECTION, che prevede una serie di attività da svolgere sia internamenteche con attori esterni, con o senza il supporto di un consulente esterno, attraverso  PERCORSI diVALUTAZIONE, basati su CRITERI OGGETTIVI e sulle REALI NECESSITÀ dell’azienda, ti fornisce quegli ELEMENTI UTILI che ti permettono di arrivare a fare una SCELTA CONSAPEVOLE.

Vediamo quindi adesso come può essere questo PERCORSO IDEALE rispondendo ai QUESITI dell’info-grafica:

1CHI coordina?..e QUALI RISORSE coinvolgere?

Di solito, ove presente, è il Responsabile dei Sistemi Informativi o IT Manager che si occupa di formare, coordinare il Team di lavoro e interfacciarsi con la Direzione Aziendale e i Fornitori.

Capita sovente però, sopratutto nelle PMI, che questo incarico è assunto in “forma ibrida” da personale che si occupa anche di mille altre cose in azienda e che, magari, ricopre questo ruolo perché un “po’ più SCAFATO”degli altri in tecnologia e WEB.

Per le piccole e medie aziende che, non dispongono di una figura dedicata, consiglio “spassionatamente”  di appoggiarsi ad un consulente che abbia esperienza consolidata, non tanto come tecnico informatico quanto,sul MONDO dei GESTIONALI e degli ERP, che abbia una conoscenza allargata delle esigenze e dei processi aziendali e che, sopratutto conosca le soluzioni presenti sul mercato che possono essere più idonee a soddisfare queste esigenze.

Le RISORSE INTERNE da coinvolgere saranno sicuramente i PRINCIPALI REFERENTI o RESPONSABILI di ogni AREA/REPARTO (detti in gergo Key Users), che sono depositari di ogni PROCESSO CRITICO dell’azienda (Es. il Resp. della Produzione o anche semplicemente il tecnico che genera le Distinte Basi).

Durante gli innumerevoli incontri a cui ho partecipato in veste di papabile fornitore, ho avuto a che fare, nella maggior parte dei casi, con UN SOLO INTERLOCUTORE o al massimo TRE; i responsabili amministrativi, il titolare e, se presente, l’IT Manager.

Questo è un ERRORE, purtroppo frequente e sottovalutato!

Infatti, i ruoli sopra citati, pur essendo indubbiamente importanti e strategici per l’azienda, possono fornire sicuramente un’ottima VISIONE GLOBALE, che serve ad inquadrare le MACRO ESIGENZE ma, spesso NON SUFFICIENTEMENTE APPROFONDITA per TUTTI i PROCESSI.

Il CAMBIO del GESTIONALE è sicuramente un’OPPORTUNITÀ per far EMERGERE le piccole CRITICITÀ che vengono affrontate tutti i giorni dai singoli utenti e  responsabili di reparto, spesso non condivise e magari risolte con strumenti extra gestionale (vedi l’onnipresente EXCEL).

Quante volte mi sono trovato di fronte a situazioni “imbarazzanti” del tipo: tipicamente il titolare che, durante la DEMO, fa chiamare “al volo” il responsabile di un reparto critico (vedi produzione) per chiedere chiarimenti su un determinato processo rimanendo poi “basito” nello scoprire che viene affrontato in maniera a dir poco PREISTORICA….(EVVIVA POST-IT e RIGHELLI!!).

Lascio a te immaginare le discussioni alle quali ho dovuto ahimè assistere anche in veste di …”mediatore”!

Solo in alcune aziende più grandi e strutturate, ma non in tutte, mi sono ritrovato un team composto da capo-progetto e 3 o più responsabili dei vari reparti/aree.

2In CHE MODO procedere?

Siccome non esiste ancora il MANUALE della SOFTWARE SELECTION vi indicherò, in base alla mia esperienza in questo campo, le LINEE GUIDA ESSENZIALI da seguire che possiamo suddividere in DUE MACROFASI:

1. FASE di ANALISI INTERNA
2. FASE che coinvolge ELEMENTI ESTERNI (fornitori)

PRIMA FASE:

• Analisi delle MOTIVAZIONI alla base del cambiamento verificando se derivino da FATTORI INTERNI quali crescita delle esigenze,  insoddisfazione o da FATTORI ESTERNI come obsolescenza del software e problemi di assistenza:
• Capire CHI è FAVOREVOLE, CHI si OPPONE al cambiamento e PERCHÉ:
• Capire quali sono i BENEFICI che l’azienda si aspetta di ottenere dal cambiamento:
• Individuare le AREE con i PROCESSI PIÙ CRITICI per le specificità dell’azienda o del settore di riferimento:
• Formare il TEAM con la nomina di un CAPO-PROGETTO (interno o esterno) che svolga le funzioni di interfaccia e coordinamento con le altre risorse (interne ed esterne) dell’azienda, che si occupi delle interviste ai vari responsabili di reparto/area (key-users) e che rediga i documenti di analisi e sintesi per la rendicontazione alla Direzione:
• Individuare le RISORSE INTERNE  dell’azienda (Key-Users), da coinvolgere per le interviste e per le fasi successive di incontri e verifiche con i fornitori, con particolare riferimento ai depositari dei processi e dei reparti più critici e problematizzati:
• Fare le INTERVISTE ai Key-Users procedendo per Area/Reparto/Processo esplorando le CRITICITÀ mal gestite o mancanti, cercando di interpretare i DESIDERATA e i MIGLIORAMENTI NECESSARI:
• Procedere alla stesura di un DOCUMENTO RIEPILOGATIVO di MACROANALISI con la SITUAZIONE AsIs (stato attuale) e la DEFINIZIONE del ToBe (come deve essere), sempre distinto per Area/Reparto/Processo (vedi esempio subito dopo), che verrà condiviso con le risorse coinvolte e la Direzione e sarà poi utilizzato come REQUIREMENT LIST per la verifica della soddisfazione dei requisiti con i fornitori designati:
• Definire il BUDGET di spesa:

SECONDA FASE:

• Individuare i PRODOTTI/BRAND da inserire nella software selection (vedi punto 4):
• QUALIFICARE i PARTNER o i RIVENDITORI da abbinare ai prodotti/brand scelti (vedi sempre punto 4):
• SCHEDULARE gli incontri di pre-sales e DEMO per la valutazione tecnico/funzionale e la VERIFICA della REQUIREMENTS LIST:
• Valutare le OFFERTE ECONOMICHE  fino alla fatidica SCELTA!

E’ molto importante già alla FIRMA del contratto definire, oltre ovviamente al PREZZO, tutti quegli aspetti che determineranno CHI FA CHE COSA e COME. Quindi:

• Fissate fin da subito le DATE CRUCIALI di INIZIO LAVORI e soprattutto le DATE di GO-LIVE, suddivise per Aree/Reparti, se scaglionate.
• Definite il PIANO OPERATIVO con la SCHEDULAZIONE, anche inizialmente abbozzata, delle ATTIVITÀ di PROGETTO.
• Stabilite la composizione dei due TEAM di PROGETTO e i relativi RUOLI.
• Definite a che step del progetto fissare i WayPoint o PUNTI di CONTROLLO, programmando le riunioni per controllare lo STATO D’AVANZAMENTO, le tempistiche e i costi stabiliti da contratto.
• Definite anche le CLAUSOLE CONTRATTUALI, spesso trascurate ma importanti, qualora ci siano delle inadempienze da parte del venditore. Molti contratti standard prevedono clausole spesso un po’ troppo SBILANCIATE a favore del venditore. Non abbiate timore a chiedere revisioni o ad aggiungere le VOSTRE CLAUSOLE nel caso non vengano rispettati gli accordi per tempistiche, personalizzazioni, costi imprevisti etc.

Le fasi appena descritte possono comunque essere ampliate, ridotte o modificate in funzione della complessità dei processi da gestire e delle dimensioni dell’azienda ma, anche in funzione della tipologia di software GESTIONALE o ERP tenendo presente che le stesse valgono anche per selezionare software del tipo CRM, DMS (documentale), WMS (logistica), PDM e PLM(Ufficio Tecnico).

3Quali STRUMENTI e METODI mi possono aiutare?

Sulle modalità di come si affronta e si conduce una software selection ci sono diverse filosofie di pensiero.

C’è chi dice che una buona software selection non può prescindere da un’accurata MICRO ANALISI di DETTAGLIO di ogni singolo processo.

Per esperienza ho capito che, in questa fase, entrare TROPPO nel DETTAGLIO “senza fare i conti con l’oste” cioè, SENZA CONDIVIDERE l’ANALISI con chi sarà il “PRESCELTO”, può risultare ridondante, dispersivo e oltremodo dispendioso.

Si rischia infatti di dover RIPETERE la stessa attività con i consulenti software che dovranno poi, in fase di avviamento del progetto, CONFIGURARE i PROCESSI (customizzazione), per ADATTARLI in modo che il loro ERP li gestisca al meglio e quindi, non necessariamente svolti nello stesso modo in cui si poteva pensare in fase di MICRO-ANALISI.

È per questo che nei miei progetti di software selection preferisco eseguire una MAPPATURA dei PROCESSI piùCRITICI descrivendoli più a livello di ESIGENZA e di OBIETTIVO, piuttosto che analizzarli nei minimi dettagli, lasciando ad ogni singolo fornitore una certa “autonomia in chiave propositiva” sfruttando le peculiarità del suo ERP.

Per eseguire questa MAPPATURA dei PROCESSI ho elaborato (..e qui il buon EXCEL è insuperabile) un MODELLO AS IS (com’è ora) TO BE (come dev’essere)

Un altro STRUMENTO UTILE  per CLASSIFICARE SINTETICAMENTE le SOLUZIONI  che stai valutando, potrebbe essere quello che ti propongo qui sotto come esempio:

Dove attribuirete un PUNTEGGIO da 1 a 5 per ogni SOLUZIONE/BRAND/PARTNER in relazione ai CRITERI di VALUTAZIONE che ritenete più importanti.

Potete anche AUMENTARE il RANGE dei punteggi da 1 a 10 per dare più PESO ai criteri che ritenete più importanti.

Se, per esempio, ritenete che il FATTORE “Assistenza” sia particolarmente importante, potete aumentare il RANGE di punteggio solo per quello, mantenendo gli altri sullo stesso standard di valutazione.

4QUALI e QUANTI FORNITORI valutare?

La risposta a questo quesito non può che essere una: DIPENDE!

Qui non ci possono essere regole o manuali che tengano perché bisogna tenere conto di alcune MACRO–VARIABILI riassunte in questa breve Check-List:

QUALI SOFTWARE?

In relazione alle MACRO-VARIABILI elencate prima, bisogna fare una RICERCA di MERCATO per individuare quei PRODOTTI PIÙ IDONEI che, almeno sulla carta, potrebbero già offrire come STANDARD la maggiore COPERTURA FUNZIONALE possibile, in funzione delle esigenze emerse dall’ANALISI ToBe iniziale.

Sarebbe perfettamente inutile comprare una FERRARI se dovete fare un SAFARI in Africa!…vi serve un onesto e robusto FUORISTRADA!

…e i Partner o System Integrator?

Premettiamo innanzitutto che un software gestionale od ERP, ha sempre un PRODUTTORE ovvero, la software house che si occupa dello SVILUPPO, delle EVOLUZIONI TECNOLOGICHE e degli AGGIORNAMENTI che vende attraverso una RETE INDIRETTA di Partner/System Integrator e/o una RETE DIRETTA di Filiali che si occupano di “CALARE” il prodotto nell’azienda.

La questione cambia un po’ nel caso di prodotti OpenSource, ovvero generati e manutenuti da una Communitydi sviluppatori che si occupano di colmare i “Bug” e aggiungere funzioni nuove. Il più grande esempio di Opensource al mondo è WordPress, il software CMS più utilizzato per lo sviluppo di SITI WEB ma, per quanto riguarda gestionali ed ERP, siamo ancora un po’ lontani da concetti “open standard” così estremi.

L’importanza del PARTNER che supporterà “tutto il Ciclo di Vita” del gestionale in azienda è STRATEGICA perché, se questi non avesse sufficiente ESPERIENZA e PADRONANZA del prodotto, rischiereste seriamente di veder NAUFRAGARE TUTTO il PROGETTO!

Ho visto e sentito di PROGETTI FALLITI MISERAMENTE, anche con prodotti super “blasonati”, costati decine se non centinaia di migliaia di Euro, perché gestiti da System Integrator INESPERTI o non sufficientemente COMPETENTI sul prodotto in funzione dei processi da gestire.

In ragione di questo è opportuno comunque cautelarsi a priori accertandosi della possibilità, anche a progetto avviato, di poter CAMBIARE il PARTNER senza dover riacquistare licenze, per non essere costretti a CAMBIARE di nuovo TUTTO nel caso il partner non sia sostituibile.

In una #SoftwareSelection è importante scegliere il PRODOTTO GIUSTO ma, anche il PARTNER GIUSTO!CONDIVIDI IL TWEET

Da notare che uso, non a caso, la parola “GIUSTO” e non “BUON”: questo perché, quando si parla di Software GESTIONALE non esiste un BUON SOFTWARE in ASSOLUTO ma, esiste il GIUSTO SOFTWARE per le ESIGENZE della TUA AZIENDA!

Parafrasando e perdonatemi se uso ancora un esempio “motoristico” ma, ahimè sono “Romagnolo” 😉

Avere il SOFTWARE GIUSTO con il PARTNER SBAGLIATO sarebbe come avere in Formula Uno la MACCHINA e il PILOTA MIGLIORI gestiti da un “TEAM di NOVELLINI“!

E infine ….QUANTI ne devo valutare?

Per esperienza dico che bisognerebbe RIDURRE al MINIMO INDISPENSABILE il ventaglio delle scelte per una questione di TEMPISTICHE e di FOCUS.

Ho partecipato come pre-sales a software selection assurde, di DIECI e più COMPETITORS, che hanno avuto come risultato finale una DILATAZIONE inevitabile dei TEMPI (fino anche a 2 anni), creando GRANDE CONFUSIONE in CHI doveva decidere che poi alla fine, “non sapendo a che Santo votarsi”, si è affidato alla solita “SANTA FIDUCIA” ed ha preso quello che gli consigliava il “CUGGINO” o è rimasto con il FORNITORE STORICO PERSONALIZZANDO il vecchio software!!

Se invece si parte fin dall’inizio con il “giusto mix di prodotti” e i relativi partner, direi che TRE o al massimo QUATTRO siano più che sufficienti per fare una VALUTAZIONE OGGETTIVA!

Ovviamente, per azzeccare fin da subito il “giusto mix” bisogna avere almeno UN’IDEA di quello che OFFREil MERCATO del SOFTWARE GESTIONALE.

Qui ti può venire in aiuto un buon consulente di software gestionale (non basta un consulente IT generico) che abbia esperienza in ambito sales e pre-sales e che sappia orientarsi nel “mare delle offerte” .

Sopratutto in Italia, c’è veramente un MERCATO del software gestionale molto VARIO e FRAMMENTATO anche se, da qualche anno, molte piccole software house vengono assorbite dalle Major e i prodotti “cannibalizzati”.

Un metodo per non perdere tempo con TANTE SOLUZIONI e PARTNER magari “INADEGUATI IN PARTENZA”, potrebbe essere quello di fare una QUALIFICA PRE-SELECTION che consiste, prima di dar via agli incontri, nell’inviare ai candidati (a questo punto più di TRE) il DOCUMENTO di ANALISI AsIs-ToBe (Modello1)richiedendo ad ognuno la conferma o meno dei REQUISITI richiesti.

In questo modo, si può già fare una buona SCREMATURA, escludendo da subito chi in partenza NON GESTISCE con le FUNZIONI STANDARD determinati PROCESSI richiesti nel Modello ToBe.

5COME VALUTO le soluzioni ERP?

Bene, adesso che sappiamo con quali “cavalli correre” è importante procedere con METODO e ANALISI per non affidare la scelta ai SOLI CRITERI EMOZIONALI basati cioè sulla “FIDUCIA” (..il CUGGINO!) di cui abbiamo già parlato prima.

QUALI sono questi BUONI ELEMENTI?

A) È fondamentale una BUONA DEMO:

Fate la “GIUSTA TARA” a tutte le “chiacchiere” che sono scritte in siti e brochure: SULLA CARTA tutti i software che conosco hanno di TUTTO e di PIÙ.

Ho visto BROCHURE BELLISSIME, su carte patinate e “SuperTitoloniTecnologici” con PRODOTTI PRATICAMENTEINESISTENTI o appena ABBOZZATI e giustificazioni del tipo “..ah si questo manca ma lo stiamo facendo” o, “..questo sarà presente nella prossima release” ….oppure, “…. questo c’è ma ne manca un pezzo”…oppure ancora, ” …si ma questo è un modulo di terze parti!”….e via così!

Dice un vecchio detto: “Io SPOSARE tua figlia però PRIMA VEDERE CAMMELLO!!”

Quindi la DIMOSTRAZIONE del prodotto o DEMO è sicuramente un ELEMENTO FONDAMENTALE su cui basarsi e, DEVE ESSERE FATTA BENE!

DEMO: quali SI quali NO

• NO alle “CINE-DEMO”: servono a poco le DEMO in stile CINEMA, fatte solo di SLIDES e di SCREENSHOTSdove praticamente NON VEDI l’OPERATIVITÀ e non ti rendi conto quindi se il software ha una buona o scarsa USER EXPERIENCE (fruibilità per l’utente).
• SI alle DEMO PERSONALIZZATE: è sempre bene insistere per ottenere una DEMO con la creazione di un MODELLO o PROTOTIPO il più vicino possibile alle esigenze elencate nel Modello ToBe, di cui abbiamo parlato prima. Molti Vendor sono restii a fare questo perché gli comporta un lavoro supplementare tanto che qualcuno potrebbe chiedere un compenso ma, anche in questo caso, potrebbe valerne ugualmente la pena.
• NO alle “DEMO-FIUME” e SI alle FOCUS-DEMO per Area/Reparto: cerca di EVITARE i FULL-IMMERSION di giornate intere in cui, alla fine, vedi solo gente che sbadiglia e che gira per gli uffici oltre e dimostratori che letteralmente si “spengono”:

Quindi è meglio sicuramente programmare PIÙ INCONTRI di max 2/3 ore ciascuno, organizzati per singole Aree o Reparto, in cui far partecipare i responsabili diretti (Key User) e il Capo-Progetto.

In questo modo, le persone coinvolte presterebbero maggiore ATTENZIONE ed INTERESSE, ed avrebbero la sensazione che il loro TEMPO SIA BEN SPESO su argomenti riguardano direttamente il loro lavoro.

Alla fine il TEMPO necessario sarà più o meno lo stesso ma, sicuramente PIÙ PROFICUO per TUTTI.

• SI alle DEMO INTERATTIVE: per far FRUTTARE la DEMO al massimo è importante che le persone INTERAGISCANO con DOMANDE e CASI CONCRETI ma, anche per dare spunto al dimostratore per INNESCARE un PROCESSO e dimostrarlo in PRATICA.
• SEGUIRE il Modello AsIs-ToBe: intendiamoci, il modello AsIs-ToBe non serve per…”TIRARSELA”!

-L’AsIs-ToBe deve fare da GUIDA e REQUIREMENT LIST in tutte le fasi della software selection, DEMO in primis e, all’occorrenza, deve essere AGGIORNATO qualora emergano esigenze o input nuovi, magari suggeriti dagli stessi vendor.

-OGNI ESIGENZA indicata nel modello AsIs-ToBe deve trovare RISPONDENZA anche in DEMO e APPUNTATA nell’apposita casella riservata alla soluzione in visione.

-Nel caso che un’ESIGENZA del modello AsIs-ToBe NON SIA SODDISFATTA, bisogna verificare se esiste una possibile soluzione e, nel caso fosse oggetto di PERSONALIZZAZIONE, DEVE essere SPECIFICATA e QUANTIFICATA nei tempi e nei costi.

B) La LISTA delle REFERENZE:

Visto che prima abbiamo accennato al fattore FIDUCIA, è importante, prima di arrivare all’offerta economica, chiedere ed ottenere una LISTA delle REFERENZE di aziende che sono a regime con il software da almeno un anno, meglio se dello stesso settore merceologico, VERIFICANDO DIRETTAMENTE il loro GRADO di SODDISFAZIONE.

Per “DIRETTAMENTE” intendo fare almeno una telefonata, avendo però cura di parlare con il CAPO-PROGETTO o comunque con chi in azienda ha seguito le FASI di AVVIAMENTO.

Più avanti, ovvero quando avrete ristretto la scelta ad uno o massimo due soluzioni, potete anche richiedere una HOME VISIT presso una di queste referenze, …magari che non siano vostri diretti concorrenti!;-)

C) La VALUTAZIONE delle OFFERTE:

Valutare un’OFFERTA di un PROGETTO ERP, soprattutto per un’azienda di medie dimensioni, composta da innumerevoli moduli e sotto-moduli, varianti, personalizzazioni e tecnicismi in “Informatichese” spesso incomprensibili, può essere veramente arduo, soprattutto per i “NON ADDETTI”.

Non disponendo dell’aiuto di un esperto potete comunque procedere così:

• PRETENDETE sempre un’OFFERTA CHIARA, con VOCI, MODULI e OPZIONI BEN DISTINTE fra LICENZE d’USO SOFTWARE o CANONI se optate per una soluzione “Saas in Cloud”, COSTO e STIMA* COMPLESSIVA dei SERVIZI* per Installazione, parametrizzazioni, formazione e personalizzazioni (queste descritte una ad una e riportate nel Modello 1 AsIs e ToBe), COSTO dei CANONI di aggiornamento e manutenzione ordinaria nonché i COSTI degli interventi ritenuti A PAGAMENTO.

• Aiutatevi con il Modello 2 per fare la CLASSIFICA delle SOLUZIONI utilizzando i CRITERI che ritenete STRATEGICI ai fini della valutazione.

• COINVOLGETE il TEAM: Non dimenticatevi mai del Team che ha partecipato al progetto e chiedete sempre il PARERE di ogni Key-User in relazione all’Area o Reparto che gli compete.

In fondo sono loro che alla fine dovranno materialmente USARE il nuovo software e, se condividete con loro le vostre scelte, non rischiate poi le BARRICATE del tipo “eh ma io lo sapevo che quel software lì non andava bene per il mio lavoro…quindi continuo a fare col mio foglio excel!”.

Queste situazioni possono diventare molto PERICOLOSE e, bisogna PREVENIRLE perché potrebbero anche far NAUFRAGARE tutto il progetto.

*La STIMA dei SERVIZI non è mai cosa semplice da valutare perché si basa sull’ESPERIENZA del consulente pre-sales e sulla SERIETÀ del Vendor ma, se vale il detto “La VERITÀ sta sempre nel MEZZO”, cominciate subito dal diffidare delle stime TROPPO BASSE o ESAGERATAMENTE ALTE (anche se io delle due preferisco l’errore per eccesso).

6QUANTO TEMPO devo investire in una software selection?

Anche qui la risposta è purtroppo la solita: DIPENDE!

I distinguo vanno fatti ovviamente in funzione delle DIMENSIONI e della COMPLESSITÀ dell’azienda.

Un’AZIENDA COMMERCIALE di 10 addetti avrà meno esigenze e meno processi da gestire di un’AZIENDA di PRODUZIONE composta da 50 persone.

Volendo comunque fare una STIMA MEDIA di QUANTO TEMPO può impegnare complessivamente una software selection e, tornando alle FASI descritte all’inizio possiamo ipotizzare come segue:

1. PRIMA FASE: sicuramente l’attività che richiede più tempo è quella relativa alle INTERVISTE ai Key-User per le quali si può ipotizzare da MEZZA ad UNA GIORNATA per ogni AREA o REPARTO ma, per reparti CRITICI o COMPLESSI come la produzione può volerci anche di più.

Un’altra attività che richiede tempo è sicuramente la stesura del documento di Analisi AsIs-ToBecompresa la CONDIVISIONE e la VERIFICA con la Direzione e i Key-Users, per la quale possiamo considerare da un minimo di UNA a DUE o TRE GIORNATE.

TEMPO COMPLESSIVO per la PRIMA FASE: dalle TRE alle CINQUE/SETTE GIORNATE.

2. SECONDA FASE: qui avrà notevole incidenza il NUMERO delle SOLUZIONI che si vogliono valutare considerando che, per ognuna, potrebbero essere necessari fra, incontri preliminari, verifica dei requisiti, Demo e presentazione offerte, dai 3 ai 4 incontri.

Se prendiamo quindi in considerazione TRE SOLUZIONI è bene mettere in conto c.ca 10/12 incontri da c.ca MEZZA GIORNATA ciascuno.

Dobbiamo infine prenderci il tempo necessario per RENDICONTARE e CONFRONTARE le OFFERTE.

Per la SECONDA FASE possiamo quindi ipotizzare un TEMPO COMPLESSIVO che può variare dalle SEI alle OTTO GIORNATE.

Tirando le somme quindi potremmo dire che, per una software selection, condotta con tutti i crismi, di una PMI che decide di valutare in tutto TRE SOLUZIONI, il TEMPO COMPLESSIVO MEDIO da investire, suddiviso fra i vari responsabili/key-user/Direzionali, potrebbe variare dalle DIECI alle QUINDICI GIORNATE.

Come detto prima questo è un tempo minimo che può LIEVITARE in relazione all’aumentare delle soluzioni in valutazione ed alle dimensioni/complessità dell’azienda.

Quindi QUANTO può DURARE in tutto una SOFTWARE SELECTION?

Un altro parametro che riguarda sempre il TEMPO è il LEAD TIME, cioè il tempo che intercorre dall’INIZIO della software selection alla FINE, cioè alla definizione del CONTRATTO.

Considerando che, né voi né i vendor potete bloccare le rispettive aziende per 15 giorni a fila e, ipotizzando di poter dedicare a quest’attività non più di UNA o DUE giornate a settimana, possiamo pensare che TUTTO IL GIRO possa durare da un minimo di DUE MESI fino a QUATTRO a volte anche SEI MESI.

Questo tempo è da TENERE PRESENTE se si ha in mente una DATA di GO-LIVE ben precisa, perché poi bisogna considerare i tempi di avviamento.

Se per esempio avente in mente come data di Go-Live il 1 Gennaio, è bene cominciare a lavorare sulla software selection già da Gennaio/Febbraio dell’ANNO PRECEDENTE.

In definitiva è BENE MUOVERSI almeno UN ANNO PRIMA.

CONCLUDENDO:

Se hai avuto la pazienza di leggere fino a qui e ancora PENSAVI che SCEGLIERE un SOFTWARE GESTIONALE ERP fosse relativamente SEMPLICE magari adesso devi un po’ RICREDERTI!

Io spero, dal canto mio, di averti fornito METODI, STRUMENTI e SPUNTI di RIFLESSIONE che ti possano GUIDARE ad affrontare questa difficile scelta con MAGGIORE PADRONANZA e sono anche convinto che, con la GIUSTA CONVINZIONE, avrai tutti gli INGREDIENTI per fare un’OTTIMA SCELTA!