Cambiare il gestionale è una grandissima opportunità per le aziende in quanto genera benefici che si misurano in una maggior efficienza generale, in un controllo semplificato del sistema azienda e in un’importante riduzione degli errori operativi.
Tuttavia ottenere il successo del progetto è molto difficile, come ampiamente documentato dalle più autorevoli analisi di settore che riportiamo di seguito.
Quello che emerge è che per ottenere i risultati attesi spesso serve molto più tempo del previsto a causa di analisi lacunose che lasciano passare troppi imprevisti la cui risoluzione aumenta, di molto, i tempi ed i costi del progetto e, inevitabilmente, lo stress di gestione.
Nei casi peggiori l’azienda subisce il blocco operativo a ridosso del Live o, peggio ancora, il progetto viene abbandonato (6% dei casi) con un danno medio superiore ai 12.000€ per utente.
Per quanto pessimistiche possano apparire queste conseguenze è altrettanto certo che, gestendo il progetto con le migliori azioni preventive, i rischi vengono facilmente azzerati arrivando al successo senza stress o costi insostenibili; per farlo è sufficiente conoscere questi rischi così da poter accettare di applicare una serie di azioni preventive che richiedono apparentemente più tempo ma, nella realtà dei fatti, li riducono drasticamente.
Ribadiamo che il fine è creare la giusta consapevolezza
per prendere le migliori azioni preventive.
Nel 2017, la Gartner Inc., una società per azioni multinazionale tra le più importanti del settore tecnologico, che si occupa di consulenza strategica, ricerca di mercato e analisi nel campo della tecnologia dell’informazione, evidenziava che circa il 75% di tutti i progetti ERP falliva e non raggiungeva gli obiettivi attesi, nonostante l’attenzione del settore a fornire un servizio clienti migliore e sistemi IT avanzati1.
Oggi i dati aggiornati riportano quanto evidenziato dal seguente grafico:
Secondo uno studio condotto da Apty.io2, una delle principali cause di fallimento dell’implementazione ERP è la mancanza di una pianificazione e di una strategia di implementazione ben definite. Spesso le aziende si precipitano nell’implementazione senza valutare adeguatamente i requisiti aziendali e senza coinvolgere i responsabili chiave nel processo decisionale. Sembra una ragione banale ma, purtroppo, se non si applicano una serie di controlli è inevitabile cadere in questo rischio. Precisiamo che nessun progetto viene avviato senza una “pianificazione e una strategia di implementazione” ma è evidente che queste sono superficiali e, quasi sempre, dimenticate nei mesi di progetto.
Predictive Analytics Today3 indica che i problemi di gestione del cambiamento rappresentano una delle principali ragioni di insuccesso nell’implementazione di un nuovo sistema ERP.
La resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti e la mancanza di un adeguato coinvolgimento e formazione possono portare a una scarsa adozione del nuovo sistema e alla sua inefficacia.
Sembrano frasi generiche ma purtroppo è così!
Solo specifiche tecniche di gestione e responsabilizzazione degli utenti possono trasformarli in attori attivi e promotori del cambiamento. In caso contrario anche il miglior progetto dovrà superare gravi difficoltà.
Secondo Elevatiq4, un altro fattore chiave è la mancata integrazione e personalizzazione del software alle esigenze specifiche dell’azienda. L’utilizzo di un software “pronto all’uso” senza personalizzazioni adeguate può portare a una scarsa adattabilità ai processi aziendali e alla mancanza di funzionalità. Risolvere questa criticità non è semplice ma è solo con il coinvolgimento della Direzione aziendale che, consapevole dei PRO & CONTRO, può evitare pericolose e costose deviazioni di progetti troppo personalizzati o, viceversa, progetti inutilizzabili nella realtà solo perché si vuole perseguire lo standard a tutti i costi quando lo standard è lontano dai bisogni del business aziendale essenziali.
Un articolo pubblicato su Jiwebtech5 sottolinea l’importanza di una buona gestione del progetto e della comunicazione tra i membri del team. La mancanza di una leadership forte, di una pianificazione accurata delle attività e di una comunicazione efficace può portare a ritardi, conflitti e confusione all’interno del progetto.
Potrebbe apparire l’ennesima criticità esagerata ma, purtroppo, è una delle cause di spiacevoli problemi. Uno su tutti: per molti il progetto ERP è ancora un progetto dell’ufficio IT. Risolvere questa criticità passa per la condivisione degli obiettivi del progetto in forma strutturata, nella consapevolezza di quello che non si potrà ottenere dal progetto e soprattutto da una chiara definizione delle responsabilità che non possono e non devono essere in capo solo all’ufficio IT. Ovviamente tutto va dimensionato in funzione delle aspettative, della dimensione aziendale e di molto altro per evitare di applicare nella PMI le stesse regole della grossa multinazionale e viceversa.
Basandosi su Software Advice6, è essenziale dedicare tempo alla pianificazione e alla valutazione approfondita dei requisiti aziendali prima di intraprendere un progetto di implementazione del software gestionale. Coinvolgere i responsabili chiave e gli utenti finali nella fase di pianificazione può aiutare a identificare le esigenze specifiche e a stabilire obiettivi chiari. Ma come fare se alle spalle si hanno meno di 10 cambi di ERP? Normalmente ci si aspetta che questa conoscenza venga portata dal fornitore software ma anche qui, purtroppo, i dati documentano che questo non avviene. L’ideale è poter gestire l’intero progetto con specifiche check list di “controllo&gestione” che portano con certezza al successo del progetto magari con precisi impegni contrattuali del fornitore trattati prima della firma dei contratti.
Secondo un articolo di ResearchGate7, un’adeguata gestione del cambiamento è fondamentale per il successo dell’implementazione del software. Coinvolgere gli utenti fin dall’inizio, fornire formazione adeguata e comunicare in modo chiaro gli obiettivi e i benefici del nuovo sistema può favorire un’adozione positiva e una transizione più agevole. Tutto questo unito ad una chiara e condivisa definizioni delle responsabilità trasforma gli utenti da attori passivi ad attori protagonisti.
Un rapporto di Ultra Consultants 8 sottolinea l’importanza di collaborare con un partner specializzato nell’implementazione del software gestionale. Un partner con esperienza può offrire consulenza professionale, supporto tecnico e risorse necessarie per affrontare le sfide specifiche del progetto oltre che anni di esperienza continua su un tema che le aziende affrontano mediamente ogni 14 anni.
L’implementazione di un nuovo software gestionale può comportare rischi significativi se non vengono prese le giuste precauzioni.
Nel nostro articolo, analizzando le cause più comuni di fallimento dei progetti software, riportiamo i suggerimenti forniti dalle principali fonti di settore per far si che le aziende possano aumentare le probabilità di successo nel loro percorso di implementazione del software gestionale ed ottenere velocemente tutti i benefici che un moderno ERP genera a qualsiasi azienda.
