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Facciamo due conti: considerando che l’inizio delle soluzioni gestionali può essere collocato nella seconda metà degli anni ’70, in una cinquantina d’anni le aziende italiane hanno cambiato mediamente dai 3 ai 4 ERP ma anche di più. I motivi? Evoluzione tecnologica, necessità di coprire adeguatamente un numero crescente di processi ma anche crescita della struttura verso mercati più internazionali, più complessi, più competitivi, più articolati. A dispetto di questo patrimonio non banale di esperienze che ciascuna PMI ha vissuto in prima persona, si sentono ancora di frequente lamentele sui progetti di migrazione al nuovo ERP: troppo lunghi, troppo costosi, non soddisfacenti in termini di aumento della produttività, con qualche incomprensione di troppo con il fornitore, magari con situazioni di “contestazione passiva” da parte dei propri dirigenti. Per capirne i motivi abbiamo intervistato Christian Costa, che da parecchi anni svolge un ruolo del tutto particolare nell’attivazione degli ERP.   Christian, partiamo dalla base: è vero che non sei l’unico, ma fai parte di una ristretta categoria di professionisti che “fanno da cuscinetto” tra azienda cliente e fornitore sia nella fase di selezione e definizione contrattuale del progetto IT che di verifica dell’avanzamento e del rispetto di quanto concordato. Vuoi spiegare sinteticamente in che cosa consiste la tua attività? L’ideale che mi spinge e che mi ha spinto ad avviare questo tipo di consulenza basata sul modello LEANformatica è tanto semplice quanto complesso: fare in modo che ogni cambio di gestionale sia un progetto di successo. Banale? Assolutamente no! Ormai è un dato di fatto che nessun progetto ERP rispetta tempi e costi per ottenere i risultati attesi e che molti progetti raddoppiano tempi e costi prima di raggiungere i risultati attesi (che non va confuso con il Live!) Se poi consideriamo che circa il 20% dei progetti subisce gravi disagi e blocchi operativi a cavallo del Live, è chiaro che il problema è grave al punto da limitare le aziende nel decidere di avviare questo progetto. Ecco che un modello che renda tutto più semplice ed affidabile aiuta sia le aziende nel decidere ad affrontare questo progetto sia i fornitori ad avere più opportunità che vanno a buon fine anche per loro; in breve si tratta di un percorso reciprocamente virtuoso che premia cliente e fornitore. Diamo per scontato – l’affermazione è facilmente verificabile – che oggi tutti gli ERP sono validi (il ché non significa che siano tutti uguali) e che la stragrande maggioranza delle software house è professionale e preparata. In un mondo così articolato, la scelta di una soluzione che sia adeguata ai livelli organizzativi dell’azienda e di un fornitore che abbia le migliori competenze nel settore specifico di attività non è affatto banale. In questo tuo ruolo di facilitatore, non rischi di essere “il vaso di coccio tra vasi di ferro”? E come ti regoli per aiutare gli interlocutori a superare punti di vista divergenti? È proprio come dici tu: oggi i software sono affidabili ed i fornitori sanno fare il loro mestiere ma i dati dimostrano che serve andare oltre l’eccellenza di prodotti e fornitori per ottenere il successo del progetto. Personalmente interpreto il mio ruolo non come quello di decidere che cosa serve al cliente bensì quello di mettere a disposizione 30 anni di esperienze attraverso il modello LEANformatica ovvero un set di check list, matrici e protocolli che, in modo semplice e chiaro, permettono, a qualsiasi persona, di affrontare ogni fase del progetto con la giusta consapevolezza. Vaso di coccio tra vasi di ferro? Certo, questo è un rischio concreto ma 32 anni di esperienza mi permettono di unire gli obiettivi e guidare i vasi di ferro nella stessa direzione, evitando le false scorciatoie che porterebbero inevitabilmente ai classici problemi di questi progetti Se ripenso alle esperienze di questi anni, più volte mi è capitato di far saltare contratti in firma; questi eventi sono ovviamente difficili e scomodi per tutti ma, allo stesso tempo, danno all’azienda una maggiore serenità per quello che hanno evitato ed al fornitore subentrato il giusto riconoscimento della sua professionalità e specializzazione. Chiudiamo con qualche riferimento reale: puoi sintetizzarci la “Case history” tipica di un tuo intervento? In particolare, perché ti hanno inserito come parte fondamentale del progetto e quali attività hai svolto? Il cliente “tipo” è l’azienda che ha già vissuto, anche solo indirettamente, le difficoltà del cambio ERP ed è consapevole che, affrontare da soli questo percorso, li espone a rischi potenzialmente gravi. Come dicevo, utilizzo il modello LEANformatica il quale permette, all’azienda, di guidare autonomamente la scelta e di imparare un metodo che potrà essere riutilizzato in altri progetti. ATTENZIONE: al contrario di quello che potrebbe sembrare, la parte più importante di LEANformatica non è rivolta verso il fornitore ma verso gli utenti; certo, coinvolgere il fornitore è imprescindibile per guidare e responsabilizzare gli utenti. Per quanto riguarda le attività, quelle che svolgo sono 4: la stesura del capitolato tecnico con o senza revisione dei processi, la ricerca e selezione del fornitore più in linea al capitolato, la stesura di un contratto a garanzia del successo del progetto ed il supporto nei SAL di progetto. E, a fronte di queste aspirazioni del cliente (ma, credo, anche del fornitore), quali sono stati i vantaggi che hai toccato con mano? Evitare, alle aziende, decisioni sbagliate che avrebbero portato i progetti in situazioni critiche, al blocco operativo o, peggio, al fallimento con tutto quello che ne consegue in termini di costi e stress sia per l’azienda che per il fornitore. Se entriamo nel dettaglio, un progetto ERP impone molte decisioni tra moltissime scelte; volendo fare un paragone, trito e ritrito ma molto realistico, il cambio del gestionale ha la stessa complessità di una trasferta in una metropoli caotica e sconosciuta. Una volta era normale provarci chiedendo consigli ai passanti, poi si è passati alle cartine ma oggi nessuno lo farebbe senza un navigatore! Lo stesso vale per i progetti ERP e, per questo, mi sento onorato quando vengo definito “il navigatore dei progetti ERP” ecco, magari un Google Maps aggiornato e non un vecchio GPS portatile dei primi anni 2000. Al di là dei paragoni, 32 anni di esperienza nel cambio dei gestionali mi permetto di assumermi la responsabilità delle mie promesse garantendo contrattualmente il successo del progetto indipendentemente dal software scelto.     [intervista pubblicata su: https://neuronasaservice.com/cambio-di-erp-in-corso/]

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L'implementazione di un nuovo software gestionale è una decisione cruciale per qualsiasi organizzazione e richiede un'attenta considerazione e pianificazione. Nella trasformazione digitale delle aziende, sempre più spinta da fattori extra-tecnologici, le aziende devono adattarsi per rimanere competitive e l'aggiornamento dei propri sistemi software è spesso un passo necessario. Affrontare questi progetti senza analizzare adeguatamente le condizioni generali di fornitura ed i contratti di manutenzione, assistenza e licenza d'uso equivale a passare con il rosso sperando che vada tutto bene. Basta parlare con chiunque abbia recentemente avviato un nuovo gestionale, anche tra i più blasonati, per comprendere quanto rischiosi siano questi progetti e quanto sia facile perdere il controllo di tempi e costi ed ottenere risultati inferiori alle attese. Al contrario, svolgendo l'analisi dei rischi (facilmente riconoscibili nei contratti dei fornitori) e sottoscrivendo adeguate azioni preventive, i risultati saranno di successo e l'azienda, oltre a risparmiare almeno il 25% di tempi e costi rispetto al metodo tradizionale dei fornitori, sarà protetta da potenziali controversie legali, perdite finanziarie e stress di gestione. Come per il semaforo: fermandoci arriviamo sereni! Serve quindi un legale per organizzare un progetto software? Assolutamente NO!!! Serve un professionista che, avendo gestito centinaia di progetti ERP, sappia quali sono i rischi che, se non gestiti, portano inevitabilmente problemi; serve un professionista che, avendo analizzato centinaia di contratti software, sappia leggerli per individuare velocemente dove, lo stesso fornitore, si sente insicuro e si protegge con clausole a suo favore; serve un professionista che, avendo discusso centinaia di volte con utenti anche direzionali, sappia coinvolgerli ma anche responsabilizzarli; serve un professionista che, avendo una forte competenza nei temi appena citati, si assuma la responsabilità contrattuale di portare il progetto al successo ed essere pagato quando questo accade. Serve un professionista che collabori con l'IT Manager per sommare le rispettive competenze; serve un professionista che abbia gestito centinaia di trattative con i fornitori per organizzare i prerequisiti che il fornitore vorrebbe gestire in un secondo momento, quando il cliente non ha più potere contrattuale . LTS Progetti, con oltre 400 progetti in 32 anni di attività, fa questo. Un ottimo responsabile IT, se da un lato ha un ottima conoscenza del contesto aziendale ed ottime competenze tecniche che, un consulente ERP esterno non può avere, raramente ha vissuto più di 3/4 cambi di gestionale, raramente analizza e revisiona i contratti dei fornitori software ed è molto difficile che, a causa delle relazioni interne, possa organizzare le responsabilità degli utenti. Ecco che, unendo le competenze di LTS Progetti con quelle dell'IT interno, si crea la combinazione perfetta per il successo del progetto. Per quanto riguarda i legali, ovviamente la loro presenza è fondamentale nel momento in cui è necessario blindare il contratto per renderlo "stabile" verso qualsiasi genere di situazione ma è impossibile che, uno studio legale, abbia le competenze per organizzare un progetto ERP e soprattutto sia in grado di gestire, con il fornitore e con l'azienda, argomentazioni tecnico/gestionali fondamentali per il successo (prima ancora delle clausole legali). L'unione "bilanciata" di tutti questi professionisti permette di costruire la certezza contrattuale del successo del progetto ERP, evitando quello che accade nell'89% dei progetti tradizionali: tempi, costi e risultati deludenti.