Definire il miglior gestionale è senz altro un compito arduo. Tantissime infatti sono le caratteristiche che il miglior gestionale deve avere per poter essere reputato tale. Scopriamo insieme quali sono queste indispensabili funzioni che rendono un software gestionale il miglior software gestionale.

PERCHÈ DOVREI ADOTTARE UN SOFTWARE GESTIONALE?

Concezione sbagliata è che per una piccola ditta individuale ad esempio, un software per gestire il magazzino, la fatturazione e la situazione economica sia superfluo, o che la sua adozione dipenda dal volume di affari. Un software gestionale ottimizza e semplifica le operazioni svolte quotidianamente permettendo di risparmiare tempo e riducendo a zero gli errori di gestione, qualsiasi commerciante, artigiano, professionista dovrebbe dotarsene. Ovviamente è necessario saper scegliere il Software Gestionale migliore per le proprie necessità: un piccolo commerciante che vuole gestire soltanto il magazzino ed effettuare vendite al banco di certo non necessita di un software gestionale da migliaia di euro.

In commercio esistono moltissimi software gestionali, pochi sono però realmente efficienti e completi.

Prima però di individuare il software gestionale che fa per te, individueremo il set di funzionalità indispensabili che fanno di un programma gestionale il miglior programma gestionale.

CARATTERISTICHE TECNICHE CHE UN SOFTWARE GESTIONALE DEVE ASSOLUTAMENTE AVERE:

Analizzeremo adesso, per punti, le caratteristiche che il miglior software gestionale deve avere:

1. Il miglior software gestionale deve essere progettato per girare nativamente su tutti i sistemi operativi Desktop esistenti (Windows, Mac Os X, Linux).
2. Deve poter essere anche Multipiattaforma, ovvero non deve essere progettato per essere eseguito solo su un sistema operativo: sembra un controsenso, eppure acquistare un software gestionale che può essere installato solo su Windows è controproducente: spesso infatti all’interno dell’attività commerciale sono presenti più postazioni dedicate alla gestione; non solo, alcuni software gestionali permettono la condivisione dei dati anche tra postazioni lontane tra loro, a maggior ragione quindi è necessario che il software gestionale sia multipiattaforma, installabile cioè su qualsiasi sistema operativo. In realtà, i software gestionali magazzino e fatturazione completi e potenti, davvero multi piattaforma, sono soltanto due in Italia: Invoicex e Gaveira. Invoicex e Gaveira possono essere installati su qualsiasi sistema operativo desktop poichè realizzati in Java, una piattaforma disponibile per qualsiasi dispositivo. Altre case produttrici di software gestionali, non avendo inizialmente progettato “a dovere” il sistema, vista l’impossibilità di rendere il software multi piattaforma hanno cominciato a sviluppare soluzioni alternative on-line: si gestisce in pratica la propria attività su un sito internet.
3. Il miglior software gestionale magazzino e fatturazione deve essere multi utente:
   si tratta di una caratteristica davvero fondamentale: un software gestionale multi utente permette di tracciare gli accessi e poter risalire all’operatore che ha effettuato un’operazione nel gestionale (esempio chi ha effettuato la vendita, chi ha creato la fattura, ecc). La gestione di più utenti in un software gestionale permette anche di proteggere il sistema contro accessi indesiderati (per accedere sarà necessario inserire nome utente e password). Gestire diversi utenti significa anche poter fornire alcuni privilegi e limitarne altri (negare la possibilità ad un utente di effettuare sconti sulle vendite ad esempio).
4. Deve poter essere eseguito su più postazioni contemporaneamente: multi postazione come detto anche per la caratteristica “multi piattaforma”, in una stessa attività commerciale possono esserci più postazioni / computer che devono lavorare in parallelo: ad esempio una postazione in magazzino per il carico e scarico delle merci ed una o più postazioni al banco vendita. Un buon software gestionale deve quindi permettere l’accesso condiviso e sicuro ai database anche in condizioni di utilizzo concorrente.
5. Deve utilizzare database sicuri e performanti: una domanda da porsi assolutamente quando si sta scegliendo un software gestionale è: in che database andrò a memorizzare i miei dati (anche fiscali!) utilizzando questo software? Un software gestionale archivia i dati in strutture chiamate database. Esistono tantissimi database: tutti più o meno veloci e più o meno affidabili. Alcuni database permettono la modifica dei dati da più postazioni contemporaneamente, altri no. Alcuni database permettono alti livelli di sicurezza contro intrusioni non autorizzate, altri no. Sono sicuramente da evitare programmi gestionali che utilizzano database obsoleti o non adatti a sistemi professionali: molti software gestionali economici ad esempio (ma anche tanti tra i big, che lo tengono ben nascosto) utilizzano come database Microsoft Access (non adatto a software gestionali): un database ideale per chi vuole memorizzare la collezione di libri o di videocassette personale ma assolutamente da evitare in sistemi gestionali seri. Molti software gestionali utilizzano mySQL come database, tra i più validi database attualmente esistenti, ma forse un po troppo pesante per un gestionale medio. Un giusto compromesso lo offrono software gestionali come Nabirio Gaveira: utilizza un database potente, sicuro, affidabile, leggero e più veloce di mySQL.
6. Un buon Software Gestione Magazzinoì deve essere Modulare: la modularità è una qualità fondamentale in un buon software gestionale. Un software gestionale modulare è formato da più moduli separati che possono “vivere” autonomamente o collegati tra loro permettendo quindi al software di essere “componibile” secondo le necessità. Un software gestionale modulare potrà essere acquistato scegliendo tra diversi allestimentidisponibili, oppure sarà possibile acquistare i soli moduli desiderati (Gestione Magazzino, Gestione Clienti, Gestione Fatturazione, e tralasciare magari Assistenza e Riparazioni).
7. Il miglior software gestionale deve essere Personalizzabile ed Estendibile: ogni attività ha le sue piccole differenze gestionali ed amministrative, poter personalizzare il programma di gestione magazzino o il programma con il quale si realizzano ed archiviano le fatture, poter richiedere campi aggiuntivi ad esempio nell’anagrafica dei clienti è sicuramente una qualità che un ottimo software gestionale deve avere.
8. Un buon software gestionale deve essere costantemente aggiornato: nuove leggi, aliquote iva, nuovi metodi di trasmissione dati, affinamento delle tecnologie impongono che il software gestionale utilizzato sia spesso aggiornato ed arricchito di nuove funzionalità. Gli aggiornamenti possono essere di “adeguamento tecnologico” quando ad esempio si impone un nuovo formato di codice a barre (a breve si assisterà ad un cambiamento da standard EAN13 e Code128 a QRCode ad esempio, o altri), oppure può riguardare l’aggiunta di nuove funzionalità come la realizzazione di una fidelity card elettronica per smartphone, o l’adeguamento delle aliquote iva. Un ottimo software gestionale deve comunque anticipare il cambiamento ed essere sempre al passo con i tempi.
9. Un software gestionale deve essere Intuitivo e Semplice da usare: un buon software gestionale deve risultare gradevole da usare fin da subito e magari essere corredato da materiale informativo, guide, tutorial e naturalmente una valida assistenza.
10. Il software gestionale deve essere Stabile e Sicuro: scegliete software gestionali realizzati con linguaggi di programmazione recenti (es. Java): una piattaforma potente garantisce sicurezza e pieno supporto nel tempo. Un software gestionale realizzato con un linguaggio di programmazione poco supportato automaticamente non sarà interfacciabile con servizi online, altri software di supporto ecc.
11. Sicurezza e Protezione dei dati: un software gestionale recente deve garantire elevati standard di sicurezza dei dati: secondo la legge infatti è necessario che i programmi e le banche dati informatiche nelle quali vengono memorizzati dati personali siano protetti da password e sistemi di cifratura.
12. Il software gestionale deve essere Robusto: in gergo informatico la robustezza è la capacità del software di comportarsi in maniera adeguata anche in situazioni non previste. Un buon software gestionale deve quindi saper gestire le situazioni non previste come ad esempio l’inserimento di una cifra errata oppure il tentativo di modificare dati che causerebbero il malfunzionamento del sistema o falserebbero altri risultati.
13. Un buon software gestionale deve permettere l’esportazione dei dati: è importante poter esportare i dati in diversi formati anche non proprietari: poter esportare l’anagrafica clienti, l’inventario di magazzino, l’elenco delle vendite ecc in formato di testo semplice, pdf, csv ed excel. Ottimi software gestionali permettono di personalizzare l’esportazione (scegliendo ad esempio quali campi del cliente esportare, o dei prodotti) arrivando così ad essere interfacciabili con tutti gli altri software applicativi ed i maggiori cms per la vendita online (è possibile ad esempio popolare il magazzino di un sito di vendita online Prestashop attraverso l‘esportazione dati in csv dal proprio software gestionale).
14. Un buon software gestionale deve essere “stand-alone”: non deve essere necessario acquistare pacchetti software aggiuntivi o programmi di corredo per poter sfruttare a pieno tutte le funzionalità del programma gestionale (alcuni gestionali economici ad esempio prevedono di aver installato Microsoft Access per funzionare).
15. Deve contenere tecnologie di fidelizzazione del cliente: un ottimo software gestionale deve favorire la fidelizzazione del cliente prevedendo ad esempio la creazione di una fidelity card, la gestione di raccolte punti, la possibilità di creare sconti personalizzati per i clienti, ecc. Nabirio Gaveira ad esempio permette di generare per ogni cliente una Fidelity Card sulla quale accumulare punti o riaccreditare una percentuale sulle spese. Con Nabirio Gaveira è possibile stampare fisicamente la fidelity card oppure realizzare una fidelity card elettronica che il cliente porterà sempre con se nello smartphone. Un’altra caratteristica di fidelizzazione del cliente presente in Nabirio Gaveira è la funzione “Compleanni del Giorno” che permette di segnalare i clienti che fanno il compleanno ed eventualmente inoltrare un messaggio di auguri o una promozione speciale dedicata.
16. Un buon software gestionale deve poter essere Multi Tema: è importante che il software gestionale, un programma sul quale lavoreremo molte ore durante la giornata, sia adattabile alle esigenze visive dell’operatore, deve quindi essere possibile cambiare il set di colori, la dimensione del fontecc.
17. Il miglior software gestionale deve essere Multi Lingua: abbiamo già detto che un buon software gestionale deve essere Multi Utente: per lo stesso motivo devono poter essere presenti più lingue o traduzioni del software associabili ad ogni singolo utente. Questa è una funzionalità vincente nel caso in cui lo staff sia formato da persone che parlano lingue diverse.
18. Un ottimo software gestionale contiene funzionalità di comunicazione online: l’invio automatico di email, sms, la possibilità da parte del cliente di controllare lo stato di una riparazione o la disponibilità di un articolo in negozio sono tutte caratteristiche che un ottimo software gestionale dovrebbe avere.
19. Un Software Gestionale Serio non incatena il cliente con Abbonamenti o Costi di Rinnovo o Aggiornamenti: come quando si acquista un qualsiasi altro prodotto, un software non dovrebbe prevedere abbonamenti o costi aggiuntivi. Gli aggiornamenti di sicurezza ed il fixing dei bug dovrebbero sempre essere a carico della casa produttrice del software. Arricchire ed espandere continuamente il software, anche secondo le richieste dei clienti, dovrebbe essere interesse di ogni software house che punta a realizzare un prodotto ai massimi livelli qualitativi. Nabirio Gaveira è rilasciato con licenza Some-Open-Standard, quindi senza abbonamenti o costi di rinnovo e con aggiornamenti ed espansioni gratuiti a vita.
20. Un buon software gestionale dovrebbe essere corredato da un servizio di assistenza competente, veloce ed attento alle esigenze del cliente: oltre che a fornire in tempi rapidi la normale assistenza tecnica o informativa, un buon servizio di assistenza dovrebbe periodicamente intervistare gli utilizzatori del programma, chiedere loro se hanno suggerimenti o nuove funzioni e modifiche da apportare.

SOFTWARE GESTIONALE ONLINE O LOCALE?

Da qualche tempo la moda è quella di non realizzare più software, ma servizi online, siti web che possano in qualche modo sostituire i software installati in locale permettendo all’utente di poter lavorare da qualsiasi postazione e qualsiasi sistema operativo (trattandosi in pratica dell’utilizzo di un sito web).

Alcuni software gestionali e fatturazione funzionano “in cloud”, utilizzano cioè lo spazio di archiviazione del server per memorizzare i dati di magazzino, fatture, clienti, acquisti, ordini ecc.

Un software così strutturato può andare bene per un professionista che si sposta spesso per lavoro e che utilizza il software gestionale per la fatturazione sporadica, un software gestionale online o in cloud è assolutamente sconsigliato per attività commerciali o ambienti professionali seri nei quali è richiesta affidabilità e disponibilità dei dati senza interruzioni di servizio.

Utilizzando un software gestionale installato sul proprio computer si ottiene la massima affidabilità e la migliore configurazione possibile per un ambiente professionale serio.

In proposito possiamo citare l’esperienza di un cliente che inizialmente aveva scelto un software di fatturazione online dichiarando che la limitazione imposta dalla connessione ad internet non sarebbe stata un problema in quanto per i servizi che offriva la sua attività, senza internet avrebbe potuto lasciare chiuso il negozio. Dopo qualche mese ha disdetto l’abbonamento del software di fatturazione online ed ha acquistato Nabirio Gaveira.

CARATTERISTICHE FUNZIONALI CHE UN SOFTWARE GESTIONE MAGAZZINO DEVE AVERE

Abbiamo fin ora visto le caratteristiche tecniche del miglior software gestionale. Le caratteristiche tecniche sono quelle caratteristiche che solitamente l’utente non “vede” o comunque sono parte della struttura nascosta del programma. Quello che adesso andremo ad analizzare sono le caratteristiche funzionali del miglior software gestionale, ovvero le funzioni che l’utente finale dovrà utilizzare.

1. Il miglior software gestionale deve permettere di memorizzare i Prodotti e Servizi in vendita: ovviamente un software gestionale deve prevedere tutte le funzioni di carico e scarico merci del magazzino, deve permettere la memorizzazione di servizi, diversi prezzi di vendita, caratteristiche del servizio o prodotto in vendita ecc. I migliori software gestionali aiutano l’utente durante la compilazione della scheda prodotto o servizio calcolando i prezzi finali o correggendo eventuali errori di battitura.
2. Magazzino Prodotti Usati: un ottimo software che offre la gestione del magazzino dovrebbe permettere di memorizzare anche prodotti usati. I prodotti usati si differiscono dai nuovi poichè nel magazzino possono coesistere prodotti usati con stesso codice a barre ma con diverse condizioni e prezzo.
3. Statistiche di Vendita: Un buon programma di gestione magazzino e vendite deve permettere di redigere statistiche di vendita e sull’andamento dei guadagni, deve permettere la generazione e la stampa di inventari di magazzino, prodotti più venduti, prodotti in scadenza o sotto scorte ecc.
4. Anagrafica Clienti: In un software gestionale non può mancare un’anagrafica clienti. Poter memorizzare i dati dei clienti è indispensabile. Un’anagrafica potente e dettagliata deve permettere la navigabilità (o meglio ancora l’immediata visualizzazione) verso i documenti fiscali del cliente (fatture, preventivi, ddt, note di credito), verso le eventuali lavorazioni, riparazioni, resi, prodotti acquistati, acquisti in negozio, scontrini ecc. Funzionalità di corredo dell’anagrafica clienti possono essere: i compleanni del giorno, l’invio di email o sms promozionali, la creazione e la gestione della fidelity card ecc
5. Anagrafica Fornitori: Oltre a memorizzare i clienti è necessario avere sempre a portata di mano i dati dei fornitori: recapiti del magazzino, persona di riferimento, prodotti forniti, rappresentanti ecc.
6. Documenti Di Vendita e Fatture: Il miglior software gestionale deve permettere di realizzare in pochi click un preventivo, una fattura, una fattura pro-forma, una nota di credito, semplicemente selezionando il cliente dall’anagrafica clienti, e selezionando la merce o i prodotti venduti. Un ottimo software gestionale come Nabirio Gaveira permette di generare un documento fiscale a partire da un altro con un semplice clic (ad esempio da preventivo a ddt, da ddt a fattura e da fattura a nota di credito).
7. Distinte Ri.Ba. : in un ottimo software gestionale che prevede la gestione fatture non può mancare la funzionalità di creazione Distinte Ri.Ba.
8. Documenti di Acquisto: Un ottimo software gestionale deve permettere all’azienda di poter memorizzare le fatture di acquisto, in modo da tenere sotto controllo le spese e contestualmente ripopolare le scorte di magazzino.
9. Schede Riparazione Assistenza Tecnica: alcuni tra i migliori software gestionali come Gaveira sono di supporto all’attività professionale di assistenza tecnica oltre che alla gestione del magazzino e la fatturazione o la vendita al banco. Un software Gestionale come Gaveira permette di realizzare in pochi clic schede di presa in carico riparazione, schede di riconsegna al cliente, fascette per il dispositivo da riparare ecc.
10. Lavori e Prestazioni per Artigiani: Oltre alla vendita ed alle fatture un ottimo software gestionale deve permettere di memorizzare le informazioni relative alle realizzazioni artigianali / professionali: selezionare il cliente e descrivere la tipologia di lavoro da effettuare potendo anche selezionare materie prime o servizi durante la lavorazione.
11. Vendita al Banco: Effettuare vendite di prodotti con l’ausilio di lettore di codice a barre è fondamentale, per questo, il miglior software gestionale deve permettere di realizzare vendite al banco con il lettore di codici a barre, stampare scontrini, effettuare sconti, e contestualmente effettuare il carico (per i resi) e scarico (per le vendite) magazzino in automatico.
12. Generazione e Stampa Codici a Barre e Barcode: i codici a barre sono il mezzo fondamentale sul quale si fonda la gestione del magazzino. Grazie ai codici a barre barcode è possibile indicizzare univocamente un prodotto. Esistono diversi formati di codice a barre: EAN, Code128, QRCode e molti altri. I più utilizzati sono i codice a barre EAN13 formati da 13 cifre numeriche. I code128 sono anche molto utilizzati poichè permettono di codificare anche caratteri oltre che numeri. Il miglior software gestione magazzino deve permettere di stampare agevolmente etichette con codici a barre di formato comune per ogni prodotto o servizio. Software gestionali come Nabirio Gaveira permettono di stampare anche QRcode e codici a barre per schede riparazione, fidelity card, ed in genere per qualsiasi campo delle entità software.
13. Creazione Bilanci dettagliati: un software gestionale, ovviamente, oltre che permettere la gestione delle quantità di magazzino e creare fatture deve poter realizzare report e bilanci dettagliati sull’andamento delle vendite, sul totale fatturato, sui guadagni, sulle spese ecc.
14. Invio Email / Comunicazione con i clienti: come detto anche prima, il miglior software gestione magazzino e fatture deve contenere tecnologie di comunicazione e fidelizzazione del cliente. L’invio di email pubblicitarie, invio di fatture per email, l’inoltro di una promozione speciale possono rendere vincente la strategia di marketing di qualsiasi attività.
15. Scadenzario e Note: qualsiasi attività tiene uno scadenzario. Uno scadenzario elettronico permette di tenere sotto controllo le scadenze in entrata ed in uscita (fatture o altre non pagate) e può essere utilizzato come bacheca virtuale per memorizzare gli appuntamenti ed eventi importanti.
16. Import ed Export in Pdf, CSV, Excel: è inutile memorizzare dati in una banca dati elettronica come un software gestionale se non è possibile estrarli per poterli analizzare e trattare con altre applicazioni. I migliori software gestionali come Nabirio Gaveira permettono di estrarre un insieme personalizzabile di dati nei formati più diffusi. E’ possibile ad esempio generare schede cliente dettagliate, elenchi tabellari di clienti, elenchi tabellari di prodotti, stampare l’elenco delle fatture ed in generale estrarre qualsiasi entità del software in maniera personalizzata nei formati PDF, CSV ed Excel.