Per scegliere un SOFTWARE GESTIONALE O ERP o una applicazione verticale è importante definire chiaramente i requisiti prima di avviare il processo di selezione, tecnicamente detto “software selection o scelta del software aziendale“.

Di fronte alla volontà di informatizzare un processo, di sostituire il SOFTWARE GESTIONALE O ERP esistente o di introdurre una applicazione verticale, la strada più semplice e battuta è quella di contattare diversi potenziali vendor (software house o loro partner) e valutarne offerta. Spesso la scelta dei potenziali vendor si basa su diversi parametri: prodotti offerti, referenze fornite da contatti di fiducia, vicinanza territoriale etc.

Contattati i vendor tramite ERPSelection, si svolgono demo per valutare i prodotti (si cerca di apprezzare la serietà e la solidità del fornitore e si analizzano le offerte economiche. Segue, di solito, una “scrematura” iniziale e poi una fase negoziale con i candidati rimasti, fino al perfezionamento del contratto di fornitura.

I passaggi che seguono  prendono il nome di “software selection o scelta del software aziendale:

1) Requisiti aziendali 

Questo è di gran lunga il più importante criterio di selezione. Quali sono i punti deboli dell’attuale sistema?
I vostri clienti (e le vendite) risentono di queste lacune? Quali sono le prospettive di crescita della vostra azienda nei prossimi 10 anni? Tra i requisiti non dimenticate le funzionalità svolte egregiamente dall’SOFTWARE GESTIONALE O ERP attuale, per non rischiare di  andare indietro di 10 anni.

2) Tipologia organizzativa del fornitore di soluzioni SOFTWARE GESTIONALE O ERP

Ogni fornitore di sistemi SOFTWARE GESTIONALE O ERP ha una propria cultura che è o non è quella adatta alla vostra Azienda. Siete un’azienda all’avanguardia nella tecnologia o piuttosto conservatrice?  Siete cresciuti di poco nel numero dei dipendenti negli  gli ultimi 10 anni, o siete una multinazionale in continua espansione? A seconda delle risposte, trovate corrispondenza nelle soluzioni SOFTWARE GESTIONALE O ERP proposte sul mercato e soprattutto sul fornitore della soluzione, che dovrà implementare il progetto e fornivi servizi di supporto.

3) Costi
Quanto costa? È una domanda fondamentale. Meglio ancora chiedersi qual’è l’impegno di spesa per i prossimi 10 anni; c’è il costo di acquisto, d’implementazione, di formazione, e anche i costi degli aggiornamenti.
Idealmente, si dovrebbe analizzare qual è il rendimento che ci si aspetta su questo investimento.

4) Adozione da parte degli utenti
Gli utenti aziendali dovranno convivere con il nuovo SOFTWARE GESTIONALE O ERP. Sono tecnologicamente preparati a questo cambiamento? In primo luogo, essi devono adeguarsi al nuovo sistema, schermate e nuovi processi; in secondo luogo, è necessario convincerli con il cambio dello strumento il loro lavoro sarà più efficace e che, in caso di bisogno, sia il fornitore SOFTWARE GESTIONALE O ERP che il gruppo di lavoro aziendale saranno lì per aiutarli e sostenerli.

5) Flessibilità
Il sistema deve soddisfare i bisogni immediati della vostra organizzazione, dei vostri clienti, e le necessità di progetti a breve e medio termine previsti. Tutti questi elementi sono noti e già inclusi nella definizione di bisogni.
Ma sarà in grado di adattarsi alale variazione del piano? E se si perdesse il più grande cliente? O se l’Azienda decidesse di produrre linee fino ad ora commercializzate, invece di importarle dall’Asia. Questo nuovo SOFTWARE GESTIONALE O ERP potrebbe ancora adattarsi a queste nuove realtà?

6) Sostenibilità
Un sistema SOFTWARE GESTIONALE O ERP è un investimento a lungo termine. Per sceglierlo è necessario conoscere molto bene il vendor e il fornitore.
Documentarsi con le recensioni, frequentando anche online le comunità e informandosi delle valutazioni presentate da Organismi professionali imparziali.

7 )Supporto e assistenza
Dopo aver scelto l’Software gestionale o ERP che fa per voi, altro fattore importante è il supporto in caso di bisogno.
Il fornitore rilascia aggiornamenti e miglioramenti con regolarità? Rilascia correzioni?La tecnologia sta cambiando molto rapidamente e si dovrebbe poter ottenere aggiornamenti regolari. Assicurarsi che il vendor offra anche un servizio di assistenza remota, su misura per le vostre ore di ufficio.

8) Rete o cloud?
Con i nuovi servizi SOFTWARE GESTIONALE O ERP disponibili in cloud (cloud SOFTWARE GESTIONALE O ERP) molte aziende stanno mettendo in discussione quale è la piattaforma più efficace: se si sceglie di installare l’SOFTWARE GESTIONALE O ERP sulla rete, bisogna assicurarsi che la rete di computer e le stazioni di lavoro siano in grado di ospitare il nuovo SOFTWARE GESTIONALE O ERP. Si consiglia di fare un’investimento di memoria sostituendo elementi obsoleti.

9) Il vostro settore
Alcuni sistemi SOFTWARE GESTIONALE O ERP sono in grado di adattarsi ad un ampio spettro di industries. Altri sistemi SOFTWARE GESTIONALE O ERP sono eccellenti per un settore molto specializzato. Verificare con aziende a voi simili, quali sono i sistemi SOFTWARE GESTIONALE O ERP scelti, per quali motivi e se sono soddisfatti. Chiedete al fornitore di simulare con il nuovo software ciascuno dei vostri cicli economici: la vendita, l’acquisto, produzione e le transazioni effettive.

10) Integrazione 

Molte aziende utilizzano al proprio interno molti software applicativi per gestire i propri processi:il nuovo SOFTWARE GESTIONALE O ERP offre la possibilità di integrare questi sistemi esterni?

 

Acquistare un software (per citarne solo alcuni: una Business Intelligence, un MES, un PDM, fino ad un SOFTWARE GESTIONALE O ERP completo) non è come acquistare un manufatto o un servizio di sorveglianza notturna. In molti casi, acquistare un software significa portare in azienda un “pacchetto” che avrà un largo impatto sull’operatività dell’area in cui verrà introdotto. Nella maggior parte dei casi il software condizionerà il processo, cioè il modo di lavorare, non senza effetti indesiderati. Riportiamo solo alcune delle lamentele tipiche:

  • il software “non fa quello che volevamo”
  • il software “è rigido e ci condiziona”
  • il fornitore “aveva promesso cose diverse”, oppure “non ci supporta adeguatamente”
  • “lo abbiamo usato per un po’, poi lo abbiamo abbandonato”

Approfondendone le cause, si nota che molti progetti di implementazione, anche decisamente costosi, falliscono o centrano solo parzialmente l’obiettivo a causa della mancanza di una attenta fase preliminare di definizione di quali siano realmente, e dettagliatamente, le esigenze dell’azienda.

Questo è il “passaggio fondamentale” della software selection o scelta del software aziendale: non si può acquistare un mix complesso di prodotto e servizi senza una chiara definizione delle esigenze a cui si vuole dare risposta:

  • qual è l’obiettivo del progetto di informatizzazione?
  • quali processi coinvolge e come si svolgono questi processi?
  • quali funzionalità sono necessarie?
  • come dovranno svolgersi i flussi informativi?
  • quali sono gli attori coinvolti ed i loro ruoli?
  • come si dovrà interfacciare ed integrare con gli altri sistemi informativi?

In pratica si tratta di definire una specifica funzionale completa ed esaustiva. Questa attività è un passaggio fondamentale del processo di software selection o scelta del software aziendale. La specifica funzionale deve essere necessariamente inviata ai potenziali vendor ancor prima di organizzare una dimostrazione, in modo da condividere fin dall’inizio i requisiti a cui il fornitore dovrà rispondere ed ottenere una dimostrazione mirata. La specifica servirà da punto di riferimento per la negoziazione, e con eventuali correzioni sarà parte integrante del contratto di fornitura.

L’esperienza insegna che la redazione di una specifica soddisfacente deve essere svolta da una figura o da un team che abbia competenze non solo tecniche ma anche organizzative, e che sia investito di una missione specifica. Inoltre, la software selection o scelta del software aziendale è time consuming e mal si concilia con le mansioni quotidiane del personale.